הטכנולוגיה היום, בכל מה שקשור באחזקה בתעשייה (וכמובן גם ללא קשר לזה) היא לא פחות ממדהימה. התברכנו גם בתואר אומת ההייטק ובאמת, יש היום המון יוזמות וסטרטאפים טכנולוגיים ממש יפים, חכמים ורציניים. חלקם עדיין לא ממש בשלים וחלקם כבר ממש מביאים תועלת כספית אמיתית ללקוחותיהם. ויחד עם זאת, לעיתים המצב אצלנו בשטח לא ממש מתאים בשביל לקלוט את הטכנולוגיה ולהפיק ממנה תועלת שעולה על העלות.
הנהלת המפעל חשופה לידע עדכני בנושאי טכנולוגיה מתקדמת באחזקה, אם זה דרך נוכחות בתערוכות בינלאומיות, בסמינרים, בפגישות עם ספקים, ברשתות חברתיות או סתם ברשת. באותם הרגעים ממש, הצוות הטכני עסוק עד מעל הצוואר בתיקון תקלות שבר בסיסיות. הטכנאים פוגשים באופן כמעט יומיומי מיסבים שבורים, מנועים תקולים, אטמים וממסרות ומה לא… ההנהלה רוצה להתקדם והצוות הטכני מרגיש מאחור. כשזה מידרדר עוד יותר זה ממש מצב מתיש. איש חכם אחד קרא לזה "מעגל הייאוש" (Circle of Despair – Christer Idhammar). המצב שבו צוות האחזקה שקוע בריצה אחרי תיקון תקלות שבר הוא אכן מייאש, בעיקר את הטכנאים, והיציאה ממנו לא פשוטה. הנהלת המפעל במקרים רבים, נושאת את עיניה לצוות הטכני בציפייה לשיפור המצב, אבל כמה מנהלי אחזקה או הנדסה אתם מכירים שלמדו ניהול אחזקה? מרביתם אנשים טכניים לא רעים, אבל תהליכי ניהול אחזקה? איפה בכלל לומדים את זה??? גם אתם רואים את הפער?
אנחנו נתקלים לעיתים בצוותים טכניים שממש כועסים על ה"המצב" שבו הם עושים כמיטב יכולתם בתיקון תקלות שבר ולא מצליחים לעבור לתחילת תהליך של מניעה. לפעמים הם גם מתוסכלים מאי שביעות הרצון של ההנהלה כלפיהם, ומכך שההנהלה לא מטפלת ב"מצב" הזה. ההנהלה, מצד שני, מאוד רוצה להתקדם ולקבל אמינות מערכות ואפילו יודעת לאמר שהיא מעוניינת באחזקה מונעת ובאחזקה חזויה, אבל לא ממש יודעת כיצד לצאת מהמצב הזה. גם הם לא תמיד מכירים את תהליכי הליבה של האחזקה.
בסקרי איבחון שאנחנו מבצעים אצל לקוחות ניתן לראות פער גדול בין הציון הכללי שאנשי האחזקה נותנים לעצמם לבין זה שהנהלת המפעל נותנת להם. לעיתים נראה שההנהלה והאחזקה פשוט לא מדברים ביניהם על הדברים. בתהליכי אבחון שביצענו לאחרונה בשמונה ארגונים תעשייתיים, הציון הממוצע שנותנת הנהלת המפעל לאחזקה הוא 55 בעוד שהאחזקה נותנת לעצמה ציון של 76. אגב, הציון הממוצע שאנחנו, "הנדסת מפעל", נותנים לאחזקה באבחון הראשוני הוא 48. הפער הזה, שבין ההנהלה לאחזקה, לא רק גורם לתסכול ולאי שביעות רצון של שני הצדדים אלא בעיקר גורם לאובדנים כספיים ניכרים ולחוסר מיצוי הפוטנציאל הקיים בארגון. הערה קטנה – מרבית הארגונים שפונים אלינו אינם במצב התחלתי טוב כך שהנתונים שהצגתי אינם ממש מחקר, אבל רק בשביל להבין את התמונה.
לפני שנדבר על הדרך לטפל בזה, ננסה לגעת בגורמים העיקריים:
- מחסור במחויבות מעורבות ומנהיגות ארוכת טווח. הסעיף הזה קצת קשה לעיכול מבחינת ההנהלה הבכירה אבל הוא תמיד קיים במידה רבה. ההנהלה הבכירה היא זו שצריכה לספק תהליכי עבודה נכונים לצוותי האחזקה. ובעיקר, לעמוד באופן ארוך טווח מאחורי התהליכים הללו. רק ככה מערך האחזקה יצליח להשתפר. כשמדובר על אנשי מקצוע טכניים, תהליכי השינוי הם ארוכים. מאוד. סקרים מראים שתחלופת מנהלים רבה היא אחד האויבים של תוכניות שיפור מהסוג הזה. מנהל חדש בא עם תוכניות חדשות ומיקוד אחר ותהליך של שנה או שנתיים נזנח למרות שזו רק תחילת תקופת ההבשלה שלו. הצוות הטכני נותר מתוסכל ובמידה רבה לא מעוניין להשקיע מאמץ בתהליך החדש. אפשר להבין אותו, לא? תהליך שיפור באחזקה מבוסס על אנשים ותהליכי עבודה. על מנת להוביל תהליך שיפור משמעותי נדרשת הבנה ברמת ההנהלה שרק תהליכים נכונים יביאו לתוצאות וייקח זמן עד שהתוצאות יגיעו.
- עיסוק מוגזם בכלים ובטכנולוגיה במקום באנשים ובתהליכי ליבה. חשוב להבחין בין תהליכי הליבה של האחזקה לבין כלים שמסייעים ומשפרים את התהליכים הללו. תהליך הניהול של תקלות שבר (כולל תיעוד), תהליך הבנייה והניהול של האחזקה המונעת (החל מהמלצות יצרן), ובקרה על שני אילו באמצעות ניתוח והצגת נתונים חודשית, הם תהליכי הליבה. הם לא השתנו כבר יותר מ 60 שנה. קריטי לשלוט בהם ולנהל אותם היטב לפניי שמתקדמים להטמיע טכנולוגיה. ניתן לנהל את זה ללא תוכנת אחזקה מתקדמת ויקרה וניתן לנהל את זה גם ללא מערכות טכנולוגיות של אחזקה חזויה. תהליכי השיפור באחזקה הם תהליכים ניהוליים משמעותיים. אין כאן מוצר אוו קסם שיפתור את הבעיות אלא עבודה ניהולית מורכבת עם הטכנאים ברמת השטח. רבים טועים לחשוב שהבעיות הן טכניות ומקצועיות אבל למעשה אצל מרבית הארגונים לא חסרה מקצועיות אלא תהליכי עבודה וניהול נכונים והדירים (קונסיסטנטיים).
- חוסר הבנה לגביי היקף הפוטנציאל הכספי הגלום בתהליך השיפור. כדאי מאוד להבין את הפוטנציאל, הרי בשביל זה אנחנו עובדים…. לעיתים קרובות הארגון לא מבין לעומק כמה כסף עולה לו שעת השבתה, והוא גם לא תמיד מבין לעומק מה היקף פוטנציאל השיפור. מנהלים רבים שאני פוגש מבינים שהמצב לא טוב אבל חוששים להודות עד כמה ומצד שני גם לא מאמינים שיכול להיות שיפור ניכר. כאשר הדברים הללו נמצאים על השולחן בצורה שקופה וחדה, הדיון הופך ענייני ומקצועי ובדרך כלל בנקודה זו הארגון גם מתחיל לראות את המתווה שיביא אותו לשיפור המצב הקיים.
אז איך מתחילים? הדבר הראשון שצריך לקרות הוא ברמת ההנהלה הבכירה. צריכה להיות הבנה שנדרשת מחויבות ארוכת טווח ונדרשת גם השקעה מסוימת. נדרש מאמץ של ההנהלה לספק תהליכי עבודה נכונים לצוותי האחזקה. החשיבה צריכה להיות אמינות מערכות ולא צמצום הוצאות אחזקה. בהנחה שאתם אכן חושבים כך, אפשר להתקדם. בין אם זה בעצמכם או באמצעות מישהו חיצוני שיסייע, צריך להסתכל ביושר על המצב, למפות אותו ולייצר קו בסיס (Baseline). אנחנו ("הנדסת מפעל") עושים את זה באמצעות סקר אחזקה במתודולוגיית 16MKPI's"" המבוסס על 16 מדדי הביצוע העיקריים של האחזקה ומאפשר אבחון, מיקוד ותיעדוף. פרט ליצירת קו-בסיס, תהליך האבחון מבשר על בואו של תהליך שיפור, מיצר חשיבה ושפה אחידה, ומאפשר בנייה של תכנית עבודה. השלב הבא מתמקד בפערים כאשר המטרה בדרך כלל היא ליצור מבט חד וברור על שעות ההשבתה הטכניות באופן חודשי תוך שיפור תהליכי הליבה של האחזקה – אחזקת שבר, אחזקה מונעת, ובקרה על התהליך. המטרה היא להגיע לזה כמה שיותר מהר בלי להמתין לטכנולוגיה. באמצעות קבצי אקסל, באמצעות ניירת, וככל שניתן באמצעים פשוטים וזריזים. אל תמתינו לתכנת אחזקה, אל תמתינו לשינויים במערכות המידע הארגוניות, ואל תחשבו שחסר לכם משהו. המהות היא תהליכי הליבה והשאר הם רק כלים. המיקוד צריך להיות על הביצוע ברמת הטכנאי. אם הטכנאי מתעד בכל תקלת שבר את שעות ההשבתה ואת סיבת השורש לתקלה, אתם בכיוון הנכון. גם אם זה נרשם בפנקס ייעודי ונאסף לתוך אקסל פשוט. בהמשך נוכל למחשב את הדברים אחרי שנוודא שהתהליך נכון לנו ושהוא יציב. כנ"ל לגביי אחזקה מונעת, לא חייבים תוכנת אחזקה. תתחילו לבנות את הטיפולים המינימאליים בהתייחס להמלצות יצרן המכונה, לקבוע תכנית ביצוע, לבצע ולתעד. המטרה בשלב הראשון צריכה להיות מבט חודשי על נתוני תקלות שבר ועל תכנון מול ביצוע של אחזקה מונעת. רק אחרי שזה קיים ברמת אמינות סבירה, ובצורה קבועה, אפשר להתחיל להסתכל על הנתונים ולחשוב. השלב הבא הוא לבנות תהליך מסודר של תכנון ותזמון (Planning & Scheduling) שיטפלו באופן הביצוע היזום של משימות, ורק אחר כך, כשגם התהליך הזה קיים, אפשר להתחיל לחשוב על כלי עזר טכנולוגיים. ותמיד תוך הסתכלות על הטכנאים שלכם. חשוב שהכלים יהיו מותאמים לרמת הצוות.
לא הזכרנו טכנולוגיה יותר מתקדמת של שימוש ב IoT AI ולא הזכרנו את כל מהפכת ה Industry 4.0 , אבל יש ממה להתחיל ויש גם הרבה לאן להתקדם. הטכנולוגיה היום מאוד מאוד מתקדמת והצוות הטכני לא תמיד שם. זה לא אומר שהוא לא טוב, זה אומר שיש לנו כמנהלים מחויבות להביא אותו לשם.
הצוות הטכני קיים, המכונות קיימות, עבודה נכונה תוציא מהם יותר ותמצה את הפוטנציאל הקיים אצלכם בארגון. עם הזמן תהליך כזה אמור להביא לכם ערך רב בצמצום אובדנים ובמיצוי הפוטנציאל של הציוד שלכם, אבל עוד קודם לכן זה יגרום לצוות שלכם למוטיבציה ולשיפור בשביעות רצון.
למרבית הארגונים יש את הידע הטכני אבל הקושי הוא בבניית תהליכי עבודה ובניהול נכון של הצוות. בהצלחה