שלושה גברים חובשי קסדות ואפודים זוהרים עומדים ליד לוח בקרה של מכונה

מדדי ביצוע מרכזיים בניהול אחזקה (Maintenance KPI's) – מה זה? ולמה צריך את זה?

המושג KPI's – Key Performance Indicators בארגון תעשייתי, מגיע בדרך כלל מעולם ה"תעשייה וניהול", מצוינות תפעולית, ושיפור תהליכים. הוא משמש לצורך מעקב, בקרה ושיפור ביצועים. כשאנחנו מנסים לתאר תחום מסוים, ננסה לגבש סט של מדדים שמאפשרים לכמת ולמדוד את התחום. הכוונה היא לנסות לתאר בכמה שפחות מדדים את מכלול הפעילות ולתאר אותה באמצעות נתונים כך שיתאפשר לעקוב ולמדוד את מצב הארגון. כשמדובר על אחזקה – Maintenance KPI's, הכוונה היא למדדי ביצוע מרכזיים של ארגון האחזקה.

כמו תמיד בתחום ניהול האחזקה, אין לנו משהו מחייב, ולכן נצטרך לגבש לעצמנו סט של מדדים. האיחוד האירופי גיבש סט של 71 אינדיקטורים לניהול אחזקה (EN 15341). הייתי ממליץ להעיף בזה מבט אבל מייד לאחר מכן כדאי לחזור ולחשוב על מספר מינימאלי של אינדיקטורים שייתן תמונה רחבה של מרבית פעילויות האחזקה שלכם. מקובל להשתמש ב כ 14- 16 אינדיקטורים עיקריים לצורך אבחון או סקירה, ויחד עם זאת, חשוב לציין שלצורך הבקרה היום יומית ניתן וגם כדאי להסתפק בפחות.

האינדיקטורים עצמם, יכולים בהחלט להשתנות מבחינת סדר החשיבות או אפילו מעבר לכך. כמו שכבר אמרנו במאמרים קודמים – אין לנו סטנדרט אחיד ולכן כל מנהל יכול להחליט לעצמו על סדרי העדיפויות ועל המדדים עצמם. אני מביא כאן את המדדים כפי שאני רואה אותם מבחינת התכולה וסדר העדיפויות:

  1. אמינות מערכות הוא המדד הביצוע המרכזי והחשוב ביותר של מחלקת האחזקה. המדד הזה הוא תוצאה של איכות הניהול והביצוע של כל תהליכי האחזקה. ניתן למדוד אותו במונחי OEE, במונחי אמינות (MTTR & MTBF) בשעות השבתה או שעות אי זמינות. לבחירתכם. אבל קריטי למדוד אותו… זו הדרך העיקרית שתאפשר לכם לבדוק האם אתם משתפרים או מידרדרים. אגב, ככלל אני ממליץ למדוד שעות השבתה או שעות אי-זמינות, מושגים באנגלית או מושגים מורכבים יותר יגרמו לטכנאים קושי להתחבר לנתונים ולתהליך התיעוד והניתוח.
  2. ניהול תהליך אחזקת שבר מודד את האופן שבו אנחנו מבצעים את תהליך התיקון של תקלות לא מתוכננות החל משלב הדיאגנוסטיקה, דרך מקצועיות התיקון וההחזרה לפעולה, ובעיקר את תהליכי התיעוד. הנתונים הקריטיים לאיסוף יהיו שעות השבתת המערכת, שעות העבודה של הטכנאים, שם/מספר המערכת וסיבת השורש שגרמה לתקלה. נתונים אילו ישמשו אותנו בתהליכי ניתוח והפקת לקחים ובלעדיהם יהיה לנו קשה לייצר תהליך שיפור טכני אמיתי.
  3. ניהול תהליך אחזקה מונעת. אחזקה מונעת (או מתוכננת) מורכבת משלוש סוגי פעילות: 1. טיפול (Treatment) 2. בדיקה (Inspection). 3. אחזקה חזויה (Predictive Maintenance). טיפול משמעו ביצוע פעולות שישמרו על מצב המערכת כגון ניקוי, שימון, גירוז, וכיו"ב. בדיקה משמעה בחינה וגילוי מוקדם של כשלים. אחזקה חזויה משמעה שימוש בשיטות טכנולוגיות לניטור וגילוי מוקדם של הצורך בטיפול או בתיקון. המדד הזה נותן ציון לאיכות תהליכי האחזקה המונעת, לאופן האפיון, הניהול, הביצוע וכמו תמיד גם התיעוד.
  4. בקרת ביצועים ועלויות. פרט לבקרה על שעות ההשבתה ומידת המודעות של כלל המחלקה לנושא, חשובה הסתכלות גם על העלות. אם המוצר שמחלקת האחזקה "מספקת" הוא אמינות טכנית, חשוב מאוד לבקר את צד העלויות – עלויות קבלני משנה, חלפים, כוח אדם, עלויות אנרגיה וכיו"ב. האחזקה משתפרת כשהיא מצמצמת השבתה או מצמצמת הוצאות. המדד הזה שואל באיזה אופן אנחנו מנהלים את הבקרה והניתוח של כלל העלויות.
  5. ניהול תהליכי ניתוח ושיפור  המדד הזה בוחן מה איכות ההטמעה של תהליכי ניתוח נתוני אובדנים, עלויות, כשלים ואירועים, הסקת המסקנות, ושיפור בהתאם. האם זה נעשה? האם יש לנו תהליכים מתודולוגיים? מתועדים?
  6. שגרות ניהול מחלקתיות כאן אנחנו מתייחסים לאופן ניהול הצוות. לשגרות הניהול, החל מתהליכי גיוס ופרידה, דרך ישיבות קבועות, ממשקים בין האנשים ושגרת היום יום של הצוות. למעשה זה המקום להסתכל על הדינמיקה בין הטכנאים ואפילו על הרמה האנושית. גם כאן אנחנו רוצים לראות נוהל כתוב שמתאר את התהליכים ומאפשר בקרה.
  7. ניהול פרויקטים ושינויים טכניים קיימות מתודולוגיות שונות לניהול שינויים אבל חשוב למדוד את הפרמטרים המקובלים (עמידה במטרת הפרויקט, לו"ז ותקציב) וגם פרמטרים קצת יותר מקצועיים כמו בחינת עלות מחזור החיים של מכונה (LCC – Life Cycle Cost), איכות טכנית, עדכוני שרטוטים וחומר טכני, ולאחר המסירה – מידת שביעות רצון מתפקוד המערכת.
  8. שיתוף פעולה עם הייצור. לאינדיקטור זה נודעת חשיבות רבה כמעט בכל ענפי התעשייה. ככל שהממשק שבין התחומים טוב יותר כך המערכות מטופלות טוב יותר, תהליכי דיאגנוסטיקה מתקצרים, הזמינות עולה, ובהמשך ניתן גם להעביר יותר ויותר פעילויות אחזקה בסיסיות לאחריות התפעול (אחזקה אוטונומית). בנוסף לזה לממשק טוב יש ערך גדול מאוד שמורגש בשיפור האווירה במפעל ומשפיע אפילו על אחוזי העזיבה של טכנאים ומפעילים.
  9. מדיניות ותהליכי מיקור חוץ – הכוונה היא למיקוד של הצוות הקבוע בתהליכי הליבה, ומיקור חוץ של פעילויות בהתאם לשיקולים של עלות ותועלת. עבודות מסגרות, בינוי, עיבוד שבבי, וכיוצא באילו – יהיו בדרך כלל מטופלים במיקור חוץ. תקלות ואחזקה מונעת – ע"י הצוות הקבוע. השאלה היא האם קיימת מדיניות מסודרת לניהול נכון של החלוקה הזאת.
  10. מצב נכסים וערך נוכחי כאן המקום להסתכל בעין מקצועית ומנוסה על הציוד עצמו ועל מצבו הטכני. לעיתים קרובות ניתן לראות בעיות ניהוליות עמוקות דרך ציוד שלא מתוכנן נכון, לא מתוחזק נכון, או מוזנח באופן כללי.
  11. ניהול משק אנרגיה. במרבית הארגונים צוות האחזקה אחראי על ניהול האנרגיה או שלכל הפחות הוא בעל היכולת הרבה ביותר בארגון להשפיע על צריכת האנרגיה. המדד הזה בודק האם אנחנו עושים שימוש נכון באנרגיה, האם אנחנו מבינים את התפלגות הצריכה באתר ואת פוטנציאל השיפור בכל פלח, והאם אנחנו פועלים לשיפור תוך שיקולים של עלות מול תועלת.
  12. ניהול חלפים – ניהול חלפים אופטימאלי מביא אותנו למינימום של המתנה לחלפים תוך שמירת מלאי מינימאלי במחסן. אם אנחנו יודעים להציג את הפרמטרים הללו (זמני המתנה לחלפים ערך מלאי, ערך מלאי מינימום, ותנועתיות) אנחנו כנראה מנהלים נכון את החלפים שלנו. פרט לכך החלפים צריכים להיות זמינים ונגישים, המלאי צריך להיות אמין,  מסודר ומטופל.
  13. איפיון ציוד לפני רכש. בחלק מהארגונים הגוף ההנדסי שאחראי על רכש והתקנת ציוד חדש אינו חלק אינטגראלי מצוות האחזקה מה שיוצר אתגר גדול. למעשה המדד הזה בוחן את הממשק שבין ההנדסה לאחזקה. המדד הזה שואל באיזה אופן הידע והדרישות העתידיות של אחזקת המערכת לאורך מחזור החיים שלה נלקח בחשבון בשיקולי העלות והתועלת טרם הרכישה.
  14. הדרכה טכנית – השאלה היא באיזה אופן אנחנו ממפים את פערי הידע של הצוות, ומטפלים בהעברה מסודרת של ידע לרמת הטכנאי. חשוב לזהות את הפערים דרך ניתוח האובדנים הטכניים. אם תעשו את זה נכון תראו בדרך כלל פערים בנושאים מאוד פשוטים כמו שימון, גירוז ובדיקה.
  15. ניהול ידע וספרות טכנית – הספרות הטכנית, בין אם היא שמורה במערכת ממוחשבת ובין אם היא מודפסת, חייבת להיות נגישה לרמת הטכנאי. על מנת שראש צוות או טכנאי ייגש לספר המכונה, הדברים צריכים להיות בדרך כלל מודפסים, מסודרים בסדר הגיוני, ובעברית.
  16. ניהול תהליכי רכש טכני – מרבית הארגונים מנהלים את הרכש הטכני כחלק מהרכש הכללי, אבל למי שמנהל את הרכש הטכני כחלק מאחריות האחזקה, חשוב כמובן לבנות תהליכים שמבטיחים עבודה נכונה מול ספקים.
  17. איכות ובטיחות – בדרך כלל ארגונים מטפלים באינדיקטורים הללו באופן רוחבי ולאו דווקא באחזקה, אבל מפאת חשיבותם חשוב לוודא שהם אכן נלקחים בחשבון.

בהנחה שאנחנו מבינים כעת מה הם מדדי ביצוע מרכזיים, ומהם מדדי הביצוע המרכזיים של האחזקה, בואו ננסה להבין למה זה משמש. כשאנחנו רוצים לבחון בצורה מתודולוגית ואפילו מספרית את מצב האחזקה, ניתן לתת ציון מספרי לכל אחד מהמדדים הללו ומכאן ללמוד על החוזקות והחולשות של הארגון. כחלק מהמתודולוגיה הזאת אנחנו לעיתים אפילו מחלקים שאלונים לגורמים בארגון לצורך קבלת תמונה רחבה ואמינה יותר. סקר אחזקה שכזה מסייע לנו לבנות תכנית שיפור מתועדפת ומאפשר גם למדוד את המצב תוך כדי התקדמות התהליך.

שואלים אותי לעיתים קרובות לגביי נתונים השוואתיים (Benchmarking) מול ארגונים דומים. למעשה קשה מאוד להשוות בין מפעלים וארגונים. אפילו בין מפעלים מאותו סקטור קיימים הבדלים מהותיים כתוצאה מאופן ניהול שונה, ובעיקר מהגדרות שונות ואיסוף וניתוח נתונים שונה. מה שחשוב הוא לבנות לעצמנו סט של מדדים מרכזיים, לגבש תהליך איסוף וניתוח נתונים, ולהיות עקביים לאורך זמן. אם תעשו את זה אני מבטיח לכם שתראו תוצאות.

בהצלחה.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.