אחזקה במיקור חוץ – מילה גסה?

לרבים מאיתנו, ובוודאי למנהלי אחזקה, מנהלי הנדסה ומנהלים טכניים, המחשבה להוציא את התהליכים המקצועיים הללו למיקור חוץ, מעוררת מגוון של תחושות החל מגיחוך ועד לחרדה. למעשה אין כמעט ניסיון בארץ להוציא למיקור חוץ באופן מלא את אחזקת הציוד התהליכי במפעלים תעשייתיים. רכיבים מסוימים כן, אפילו מערכות אנרגיה ותשתיות, ואפילו עד כדי ניהול FM (Facility (Management  מלא. אבל את האחזקה? זה בדרך כלל לא… אגב – כשמדובר על FM הדיון קצת יותר פשוט שהרי הטיפול באתר והניהול שלו, בלי טיפול בציוד היצור עצמו הוא במרבית המקרים לא בליבת העשייה של הארגון. למען האמת התחום הזה התפתח מאוד בעולם וגם בישראל, ויש היום גם בארץ חלופות לא רעות למיקור חוץ של FM.

במרבית הארגונים התעשייתיים האחזקה עצמה היא כמעט "טאבו" מבחינת הבעלות והביצוע העצמי. ויחד עם זאת, רבים מהמנהלים בדרגי הניהול הבכיר שואלים את עצמם לעיתים (וגם אותי) האם ניתן להוציא את האחזקה למיקור חוץ? באיזה אופן? האם זה ישפר את אמינות הציוד? האם זה יצמצם את ההוצאות?

ננסה תחילה להתייחס לנקודת הכדאיות במיקור חוץ של רכיבים מסוימים בתהליכי האחזקה, ובהמשך נתייחס לשאלה הגדולה יותר של הוצאת כלל תהליכי האחזקה למיקור חוץ.

כשמסתכלים על 16 האינדיקטורים המרכזיים של האחזקה (16MKPI's), האינדיקטור המדורג בדרך כלל במספר 12 הוא "מדיניות מיקור חוץ". כוונתו לבחון האם המחלקה מתנהלת נכון, בהיבט הטכנו-כלכלי, לגביי שימוש בכלי הניהולי שנקרא מיקור חוץ. קיימים שני שיקולים עיקריים שדוחפים אותנו להשתמש בכלי הזה: השיקול המקצועי והשיקול של עומסים משתנים. קיימים כמובן שיקולים נוספים כמו הרצון של ארגון לצמצם הוצאות קבועות או לאפשר גמישות בניהול ההוצאות, אבל בעיניי, שיקולים אילו משניים ובוודאי לא רלוונטיים אם מטרתנו היא ניהול אחזקה מצוין.

בהיבט המקצועי נרצה לצאת למיקור חוץ בפעילות מקצועיות שאנחנו לא מבצעים באופן תדיר. אם אין לנו מספיק נפח פעילות שגורם לנו לבצע פעילות באופן קבוע, (כמו צילום טרמוגרפי, אחזקת מערכות גילוי וכיבוי אש, אחזקת מדחסי אוויר וכו'), הכיוון הנכון מבחינה מקצועית הוא להוציא את הפעילות למיקור חוץ. נרצה כמובן לוודא שאנחנו משלמים על זה באופן סביר אבל הרצון להשאיר את הפעילות "בבית" בכל מחיר, עלול לגרום לנו לבצע אותה בצורה לא מקצועית שתעלה לנו ביוקר. במקרה הזה השאלה המעניינת היא היכן עובר קו הכדאיות. זה כבר תלוי בנפח הפעילות ובסוג הפעילות. את המענה לשאלה זו נוכל לדעת אם נעשה חישוב נכון לגביי החלופות ונשקול מה יותר משתלם עבורנו. נושא זה מטופל כחלק מהאינדיקטור של "ניהול תהליכי רכש טכני" – אינדיקטור מספר 10. חשוב לציין שגם כשאנחנו מוציאים פעילות אחזקה למיקור חוץ אנחנו עדיין אילו שמנהלים, מפקחים, בודקים, ומוודאים. את זה אנחנו אף פעם לא מוציאים למיקור חוץ.

מבחינת ניהול עומסים, אם אנחנו מנהלים נכון את תהליכי הליבה של האחזקה (אחזקת שבר ואחזקה מתוכננת) יהיו לנו מעט מאוד שינויים מהותיים בעומס על פני השנה. למעשה מערך טכני שמסודר נכון יכול לייצר שגרה שבה קיימים מעט מאוד דברים דחופים ועומסים חריגים. מי מאיתנו שמתחזק מערך טכני שדורש מספר עצירות קטן בשנה ונפח פעילות גדול בזמן העצירה, נתקל בבעיה של משאבים ונדרש להשתמש בשירותי מיקור חוץ לצורך עמידה בכמות הפעילות הנקודתית. פרט למקרים אילו, ניתן בהחלט להגיע למצב שבו צוות האחזקה מנהל את תהליכי האחזקה בצורה טובה מאוד תוך שימוש נכון במיקור חוץ.

הסתכלנו על האילוץ המקצועי, הסתכלנו על ניהול העומסים, בואו ננסה להתייחס לעבודות טכניות שעליהן קיימות דילמות לגביי ביצוע עצמי או באמצעות קבלן חיצוני. מסגרות, עיבוד שבבי, אחזקת מבנה, חשמל מבנה. בחלק מהארגונים שאני מבקר בהם אני נתקל בעוינות כללית של אנשי השטח לכל מה שקשור בשימוש בקבלני משנה. משהו שמשלב חרדה מאנשי מקצוע מתחרים בכיסוי של רצון לחסוך כסף. בארגונים מסוג זה אני רואה עבודות טכניות שמבוצעות באמצעות הצוות האתרי ונראות מאוד לא מקצועיות. בצד השני של המשוואה אני גם רואה לעיתים שמשאבי כוח האדם חסרים מאוד דווקא בתחומי הליבה של ביצוע עבודות בדיקה וטיפול במכונות. מה שאני מנסה להגיד זה שבהינתן המשאבים הקיימים, חשוב לוודא שסדר העדיפויות של הפעלת הצוות נשמר – תקלות שבר, אחזקה מונעת, ובהמשך שאר המטלות. אם צריך לוותר על משהו ולהוציא אותו לקבלני משנה, צריך לעשות את זה בעבודות שבהן קל למצוא חלופות מקצועיות במחיר טוב ושהן אינן ליבת האחזקה.

נגרות, צבע, מנעולנות. כן, יש ארגונים שעדיין מחזיקים את כל המקצועות הללו בבית. איש חכם אמר לי פעם ש"כל יכולת הופכת מיד להיות צורך". כשיש לנו יכולות תחת היד אנחנו לעיתים משתמשים בהם פשוט מכיוון שהן כאן ולא באמת מתוך שיקולים של עלות ושל תועלת. כאשר אין צורך להסביר עלות של הזמנת רכש, והביצוע נמצא במרחק של שיחת טלפון, אנחנו מוצאים לא מעט פעמים עבודות שאין בהן צורך אמיתי.

הקשר שבין כמות כוח האדם במחלקה לבין כמות העבודה שיוצאת למיקור חוץ הוא כמובן משמעותי. יש מנהלים שמעדיפים צוות ניהולי חזק וקטן ופעילות רחבה יותר במיקור חוץ ויש המעדיפים צוות גדול יותר וצמצום של מיקור חוץ. זה תלוי באופי הניהולי של הארגון וגם קצת בצוות שהצלחתם לבנות, אין כאן נכון או לא נכון אבל חשוב לעשות את הדברים מתוך חשיבה ושיקולים של עלות ותועלת.

אחרי שנגענו בנקודת הכדאיות של שימוש במיקור חוץ, בואו ננסה לגעת בשאלה הגדולה יותר של הוצאת ניהול האחזקה כולו למיקור חוץ.

ראשית חשוב להסתכל במבט רחב ולשאול שאלה קצת כבדה לגביי תחומי הליבה של החברה. זו שאלה עם הרבה עומק, אבל היא יכולה לתת לנו מושג לגביי המקום המדויק שבו עובר הגבול לגביי הוצאה של פעולות מסוימת למיקור חוץ. מרבית מנהלי הארגונים רואים את עבודת האחזקה הקלאסית כתחום ליבה שאין לוותר עליו. ועדיין, רבים שוקלים את הנושא מתוך מקום של מצוקה ומתוך מחשבה שלא ניתן להשתפר עם מערך האחזקה הקיים. כשלעצמי אני חושב שתמיד ניתן ליצור תהליך של שינוי ושיפור, אבל גם אני חייב להודות שהאמת הפשוטה היא שלפעמים, מיקור חוץ יביא תוצאות טובות יותר ובעיקר מהירות יותר.

אז אם שקלתם, חשבתם והחלטתם להוציא את האחזקה למיקור חוץ, הנה כמה נקודות חשובות:

ראשית חשוב להבין היטב את העלות הנוכחית המלאה של מערך האחזקה שלכם. לא לכולם יש מידע מהימן לגביי כלל העלויות של הצוותים הטכניים שלהם, החלפים, קבלני המשנה, וכו. אם אין לכם מספר או לפחות אומדן אמיתי ביד, תתקשו לדעת אם הצעת המחיר שתקבלו היא תחרותית, ובוודאי גם תתקשו גם לשכנע את גורמי ההנהלה בכדאיות השינוי.

החוזה הוא קריטי, לא בהיבט המשפטי אלא בעיקר בהיבט התפעולי והמקצועי. לעיתים, כשמדובר על "חוזה", הנושא כולו עובר לטיפול של עורכי דין והתכולה לא ממש מוצאת את מקומה בתוך החוזה. חשוב מאוד שהחוזה יגדיר ככל שניתן את הצרכים, את שיטת העבודה, ואת גבולות האחריות. למעשה הדגש בחוזה חייב להיות על אמינות מערכות, ועל איכות הביצוע והוא צריך לכלול אינדיקטורים של אמינות מערכות ולתת תמריץ לשיפור מתמיד.

בחירת חברה מקצועית – חשוב להבין מהי שיטת ניהול האחזקה של החברה שבחרתם ומה ה"אני מאמין" שלה בנושאי אחזקה וניהול טכני. אל תהססו לבחון מה המתודולוגיה, ומהן שיטות העבודה של החברה שאתם בוחנים. אם אתם מבינים שקיימת יכולת של החברה המתחזקת לנהל את תהליכי האחזקה שלכם בצורה טובה, אני ממליץ לתת יותר פרס מקנס, כלומר לתמרץ את החברה המבצעת להשתפר מבחינת אמינות המערכות גם במחיר של עלות גבוהה יותר. ככלל אני לא ממליץ להיכנס לתהליך כזה על מנת לחסוך אלא על מנת להשתפר באמינות המערכות שלכם. שם בדרך כלל נמצא הפוטנציאל הגדול ביותר מבחינה כלכלית.

למי שמודאג מכך שהידע עובר לקבלן ולא נותר "בבית", אז זה אכן מדאיג, וזה חלק מהחסרונות של תהליך כזה, אבל ניתן להגדיר הגנות בחוזה שיצמצמו את הבעיה, יגדילו את הביטחון שלכם ויפחיתו את הסיכון.

אחת המחלות של עולם הניהול היום הוא תחלופת מנהלים. חשוב להיכנס לתהליך כזה מתוך מחשבה ארוכת טווח. הכניסה תארך כשנה, השנה השנייה תוקדש לכיוונים והתאמות, ולמעשה תיראו פירות רק מהשנה השלישית והלאה. חוזה שכולל פחות מחמש שנים הוא קצת קצר מדיי.

אמון. בסופו של דבר, בין אם אתם מנהלים את המנהל הטכני באופן ישיר ובין אם המדובר בקבלן חיצוני, חשוב מאוד האמון ומערכת היחסים הטובה בין הצדדים. תוודאו שאתם יודעים בדיוק מי ינהל את הפעילות בשטח ומי יהיה הגורם המפקח, ותגדירו היטב בחוזה את זכותכם לדרוש שינוי כשצריך.

תחרות בריאה – במרבית המפעלים אין תחרות אמיתית לצוותי האחזקה. זה גורם לעיתים לתופעות לא בריאות ולירידה בביצועים. אם הצוות שלכם תחרותי באמת, שאלת מיקור החוץ הופכת לפחות רלוונטית. ואם אתם לא תחרותיים, מיקור חוץ של חלק מהפעילות (מפעל אחד מתוך כמה או מחלקה אחת במפעל) יכול לתת דחיפה רצינית ולייצר תחרות אמיתית גם בלי לאבד לגמרי את הידע והיכולת שנשארת בבית. בעיניי זה פתרון ביניים נכון ומעניין אבל גם אותו צריך לבצע בזהירות ותוך מחשבה עמוקה על כלל משמעויות השינוי.

קרדיט – Knocking Bolts – Christer Idhammar .  Results Oriented Reliability and Maintenance Management- IDCON