לאורך כמעט שלושים שנה, אני רואה ואריאציות שונות של ממשקים שבין האחזקה לייצור. חלק מהם חוויתי בעצמי כצד בממשק הזה, וחלק כמי שמלווה או צופה מהצד. ראיתי ממשקים נהדרים וראיתי גם כאילו שמגיעים לכדי סביבה רעילה ממש. כשאנחנו מנהלים תהליך של איבחון מתודולוגי למחלקת אחזקה, האינדיקטור השמיני, מתוך 16 האינדיקטורים המרכזיים של האחזקה (16MKPI's) בוחן בדיוק את זה. ההשפעה של איכות הממשק הזה על האובדנים הטכניים ועל סביבת העבודה כולה, היא עצומה, ולכן זהו רכיב משמעותי בכל תהליך של מצוינות באחזקה.
אבל לפני שנדבר על הממשק שבין המחלקות צריך לדבר על הממשק שבין מנהל הייצור ומנהל האחזקה. ועוד לפני זה, על המנהל של שני אילו ועל המשולש הזה – מנהל ייצור מנהל אחזקה והמנהל שלהם. כמו תמיד זה מתחיל מלמעלה, מנהל התפעול (או איך שקוראים לזה אצלכם) הוא זה שמסמן את הכיוון, באמצעות ההתייחסות שלו למנהלים שתחתיו, ובאמצעות השדרים שהוא משדר בארגון. הוא זה שאמור להגדיר תפקידים, מטרות, גבולות ותהליכים. ההגדרה הנכונה בעיניי היא שמנהל הייצור ומנהל האחזקה הם שותפים. ממש שותפים. מנהל הייצור אחראי על אמינות התהליך, ומנהל האחזקה אחראי על אמינות המכונות. מי שמכיר מפעלים תהליכיים מבין שהשותפות הזאת מאוד עמוקה. אני פוגש הרבה ארגונים שבהם תפקיד מנהל האחזקה הוא לתת שרות למנהל הייצור. בעיניי זה חוטא למטרה מכיוון שזה שם את מנהל האחזקה בניגוד עניינים ולעיתים זה אפילו משאיר את המכונות והמערכות בלי מישהו שייצג אותם. אם תפקידו של מנהל האחזקה לתת שרות למנהל הייצור, אז הצמד הזה, ייצור ואחזקה, כבר לא באמת שותפים שווים. ואפילו יותר מזה, כאשר תפקידו של מנהל האחזקה לתת שרות למנהל הייצור, המשמעות היא שמנהל הייצור למעשה מנהל חלק נכבד משגרת הפעילות של צוות האחזקה, ואף קובע סדרי עדיפויות בניגוד לדעתו המקצועית של מנהל האחזקה. לעיתים זה לא במקרה, ולא תמיד זה ממש רע, אבל במרבית המקרים זה מהווה חסם למצוינות אמיתית באחזקה וגם בתפעול כולו. במפעלים שבהם "המפעל הוא מכונה", כלומר מפעלים תהליכיים רציפים בעלי ערך נכסים גבוה, המשמעות הכספית היא גדולה, והיא באה לידי ביטוי באובדני זמינות, ובהידרדרות מואצת של מצב המערכות. במפעלים כאילו מנהל התפעול צריך לבנות מערכת יחסים ניהולית ששמה את הייצור והאחזקה באותה המשבצת ולדאוג לעבודה תקינה ביניהם.
כשהייצור והאחזקה עובדים יחד בשותפות, הם מנהלים יחד את תהליכי תיעדוף משימות האחזקה, הם שותפים בתהליכי ניתוח אובדנים, והם מיצרים ערך אמיתי לארגון. אמנם צריכה להיות מידה מסוימת של חילוקי דעות, אבל אל דאגה, אני מבטיח לכם שתמיד תהיה כזו, ועדיין שניהם דואגים לתפוקה, כל אחד לחלקו בתפוקה. מנהל הייצור אחראי לאובדנים כתוצאה מבעיות תפעוליות ותהליכיות ומנהל האחזקה אחראי לאובדנים כתוצאה מבעיות טכניות, והם עושים את זה יחד. כשהמנהלים עובדים יחד, גם הצוותים שלהם יעבדו יחד. כאשר זה אכן כך המערך כולו עובד נכון ומביא ערך במניעת אובדנים. ואפילו יותר מכך, סביבת העבודה היא נוחה, תחלופת העובדים נמוכה והמוטיבציה גבוהה.
כאשר הממשק הזה שבין הייצור לאחזקה הוא טוב, ותהליכי הליבה של האחזקה תקינים (בעיקר תהליכי ניהול אחזקה מונעת), הגיע הזמן לדבר על אחזקה אוטונומית (Autonomous Maintenance). בדרך כלל אנחנו שומעים את המושג הזה כחלק מתהליכי TPM או TQM ומשמעותו העברה של פעילויות אחזקה בסיסיות לביצוע ע"י מפעיל המכונה. ההיגיון ברור: בדרך כלל המפעילים הם בעלי יכולות טכניות לא מבוטלות, הם מכירים היטב את המכונה שהם אמונים עליה, הם נוכחים באופן קבוע ליד המכונה והם גם די פנויים לביצוע מטלות שלא דורשות זמן רב. אם נדריך אותם לביצוע של פעילות בדיקה (Inspection) וטיפול בסיסי כמו שימון וגירוז, נוכל לפנות את הטכנאים שלנו, למשימת מורכבות ומתקדמות יותר. הדרכה והעברת אחריות אל המפעיל גם תביא יותר ידע, מעורבות, ואחריות של המפעיל למכונה ולתהליכי העבודה. זה אכן דורש הדרכה, זה דורש גם תהליך מסודר של העברת אחריות, זה דורש מידה רבה של אמון ושיתוף פעולה בין המחלקות, אבל אם זה מבוצע היטב, זה מאפשר לנו לפנות משאבי אחזקה שבדרך כלל נמצאים בחוסר, לטיפול בתהליכים טכניים מורכבים ומקצועיים יותר.
למעשה המפעיל הוא זה שיש לו ההיכרות האינטימית ביותר עם המכונה, גם אם לא בהיבט הטכני. הוא יודע איך נראה כל דבר, מכיר ומבין את התראות המערכת כשישנן ואת התכיפות התקינה שלהן, הוא מכיר היטב את הרעש, הקצב ואפילו את הריח בעבודה תקינה של המכונה. הוא יהיה הראשון לזהות התפתחות של בעיה ולעיתים קרובות גם יוכל לכוון אותנו למקור הבעיה ואף לפתרון. התכונות הללו מאפשרות לנו לקבל מהמפעיל יכולות ניטור ובדיקה שיהיה קשה לקבל אפילו ממערכות טכנולוגיות מתקדמות ויקרות של ניטור וניתוח נתונים.
המטרה שלנו היא לייצר תהליך שבו המפעיל עושה בדיקה שיטתית בתזמון שקבענו ומספק תובנות לצוות האחזקה. בהמשך התהליך צוות האחזקה אמור לנתח את התובנות ולטפל במה שדורש טיפול. נשמע הגיוני ולא ממש מסובך, נכון? אז מה הבעיה? לא בטוח שיש בעיה, השאלה היא האם אתם כארגון בשלים לכך. אם הממשק בין האחזקה לייצור תקין, ואם תהליכי ניהול האחזקה המונעת מוגדרים ופועלים היטב, אתם בכיוון הנכון.
כמו שאתם מנהלים אחזקה מונעת באמצעות כלי לתזמון וללביצוע פעילויות (תוכנת אחזקה, אקסל, ERP או כל כלי אחר) כך אנחנו מנהלים גם את האחזקה האוטונומית. למעשה אנחנו מכניסים את המפעילים אל תוך תהליך הליבה של מחלקת האחזקה, ובהתאם לכך צריך גם לוודא שהתראות, הערות, ומשימות, שעולות מתוך תהליכי הבדיקה והטיפול של המפעיל, מטופלות ונסגרות ע"י האחזקה. כשהתהליך הזה קורה הוא נותן ערך משמעותי. מדובר על תהליך שבמהותו הוא כמעט זהה לניהול "אחזקה חזויה" אבל מבוצע ללא עלות, באמצעות המשאבים הקיימים אצלכם בארגון.
איך נדע איזו פעילות להעביר למפעיל ומה להשאיר באחזקה? כלל האצבע הוא הדרכה של חצי שעה או פחות. הדברים הבסיסיים – בדיקה ויזואלית, בדיקת נוכחות שמן, בדיקת רצועות, מחברים גמישים (קופלונגים) מיסבים, שימון וגירוז. את כל הדברים הללו אפשר להעביר אחרי חצי שעה של הדרכה. אל תתחילו ביותר מזה. תמיד אפשר להוסיף בשלב מאוחר יותר.
כמה הערות – לא מומלץ לוותר על השלב שבו צוות האחזקה הוא זה שמבצע את הפעילות. הדרך הנכונה היא לעשות את זה באמצעות צוות האחזקה, לתרגל ולטייב, ולוודא שהתהליך מוטמע במערכת הניהול של האחזקה, ורק כשהתהליך יציב ונכון, להעביר אל המפעילים.
והערה נוספת – בדיקה ויזואלית מחייבת הדרכה קפדנית ובעיקר רצון ואיכפתיות. זו עבודה "קלה" אבל עדינה ומקצועית מאוד. בתהליכי הדרכה והסמכה אנחנו מלמדים את הטכנאים והמפעילים מה זה רעש, מהיכן הוא נובע ומה משמעותו. אנחנו מלמדים על חיכוך ועל סיכה, ומסבירים מה אנחנו מחפשים בבדיקה ויזואלית, איך נראה מיסב שמתחיל להידרדר, איך בודקים את מצב הרצועות, ומה המשמעות של לכלוך מתחת קופלונג או גלגל שיניים. אנחנו מסבירים על טמפרטורות תקינות וממתי הן חריגות ואיך נכון לבדוק חום של מנוע או של מיסב.
לא בכדי דיברנו בתחילת המאמר על שיתוף הפעולה בין הייצור לאחזקה. זה אחד הדברים הקריטיים ביותר בשביל לבצע את התהליך הזה נכון. כשהממשק שבין הייצור לאחזקה לא עובד טוב לא ניתן לקיים את התהליך והדבר הראשון שנפגע הוא המכונה ובהמשך גם הזמינות שלה.
חשוב לוודא שיש מנגנון מסודר של תקשורת שמוודא "סגירת מעגל" – כשיש ממצא כלשהו בפעילות הבדיקה או הטיפול של המפעיל, צוות האחזקה צריך לקבל את ההודעה ולטפל בה. חשוב גם לוודא שתהליך העבודה המקובל באחזקה (רישום, תיעוד, דיווח) חל גם על פעילות המפעיל בדיוק כמו שהוא חל על כלל עובדי האחזקה.
והערה אחרונה, אחזקה אוטונומית אינו תהליך ליבה. זהו תהליך מתקדם לצוותים שתהליכי העבודה שלהם מתקדמים, שמצבם הטכני והניהולי טוב והם מעוניינים להמשיך את תהליך השיפור שלהם לעבר המצוינות. צריך להסתכל על עצמנו ביושר ולראות האם אנחנו באמת שם והאם אנחנו בשלים לזה. במידת הצורך תעבדו על תהליכי הליבה שלכם, במקרה הזה תהליך ניהול אחזקה מונעת, ורק כאשר זה עובד כמו שצריך, תתקדמו. בהצלחה.