אופטימיזציה בניהול חלפים – כמה כסף זה שווה?

מי מאיתנו שמנהל ציוד בעל ערך גבוה, מוצא את עצמו לעיתים תוהה לגביי היקף הפוטנציאל הכספי המצוי בניהול אופטימאלי של מערך החלפים שלו. רגע אחד לפניי זה, בואו נתייחס לאינדיקטורים העיקריים של תחום ניהול האחזקה Maintenance KPI's)). אמנם כל אחד יכול לדרג את האינדיקטורים כראות עיניו, אבל מקובל להתייחס אליהם לפי סדר החשיבות שלהם כשבראש הרשימה נמצא בדרך כלל האינדיקטור של אמינות המערכות או שעות השבתה טכניות. בהמשך, בקרה על הפעילות, תהליכי אחזקה מונעת, וכן הלאה. האינדיקטור של ניהול חלפים (Spare Parts Management) מופיע בדרך כלל רק כאינדיקטור מספר 12 בסולם החשיבות. ועדיין, ארגונים מוטרדים מאוד מניהול החלפים שלהם. לעיתים קרובות אני מרגיש שעוד לפניי שמדברים איתי על פוטנציאל שיפור בזמינות המכונות מנהלים מוטרדים מאוד מנושא ניהול המחסן הטכני שלהם. אני מנחש שהנושא הזה עולה מכיוון שהוא כולל "כסף אמיתי" ולא כסף שמסתתר בשעות השבתה או באובדני קצב או איכות, וגם בגלל שסמנכ"ל הכספים והמנכ"ל חותמים על ערך המלאי בדוחות הכספיים באופן תקופתי מה שמעלה שאלות ותהיות באופן תקופתי בהתאם.

תהיה הסיבה אשר תהיה – ככל שערך הציוד שלכם גבוה, ועלות שעת השבתתו משמעותית, כך יש כאן פוטנציאל שיפור כספי גדול יותר.

לפני שנצלול לתהליך הבנייה והניהול של מלאי החלפים שלנו, בואו נדבר לרגע על כסף… הכסף הגדול שמגיע מאופטימיזציה של תהליך ניהול חלפים מגיע דווקא מצמצום שעות ההשבתה הטכניות, ואם לדייק אז מהחלק בשעות ההשבתה הטכנית, שבו אתם ממתינים לחלפים. אופטימיזציה תביא חיסכון נוסף בכך שנוודא שלא נחזיק מלאי שלא לצורך. כלומר המטרה שלנו היא למצוא את נקודת האופטימום שבה נצמצם למינימום את שעות ההמתנה לחלפים, ויחד עם זאת לא נחזיק מלאי שלא לצורך. מטרת העל של המערך הטכני היא אמינות ציוד והמערך הטכני כולו חייב להיות ממוקד בזה. ניהול חלפים אופטימאלי משרת את מטרת העל.

ננסה בתור התחלה להתייחס למצב שבו אתם בשלבי התכנון של רכישת מפעל או מכונה חדשה. אם אתם מתכננים לרכוש מכונה או להקים מפעל, שלב התכנון הוא בדיוק השלב להתייחס לנושא החלפים. למעשה זה בדיוק השלב להתייחס באופן מקצועי לכל נושא האחזקה. ואם נרצה להיות ממש מצוינים אז זה המקום להתייחס לעלות מחזור החיים הכולל של הציוד (LCC-Life Cycle Cost). זה נושא שיכול בקלות להחזיק מאמר ואפילו ספר משל עצמו, אבל בכמה מילים נאמר שהמתודולוגיה הזאת מסתכלת על עלות כל מחזור החיים של הציוד ובוחנת את כלל העלויות (עלות המערכת, אנרגיה, חלפים, קבלנים, כוח אדם, ועוד) על ציר הזמן, לאורך כל מחזור החיים של המערכת, משלב התכנון שלה דרך תקופת העבודה שלה, עד ליציאתה משימוש. במקרה שאתם מתכננים מפעל חדש או מכונה חדשה חשוב לבצע תהליך סקירת חלופות בשוק ובחירת המפעל או המכונה המשתלמת ביותר בסיכום כל מחזור החיים שלה.

בהסתכלות על מחזור החיים של מפעל או מערכת, עלות שלב התכנון מהווה 3%-5% מערך מחזור החיים המלא של הציוד אבל בשלב זה נקבעים 80% מערך מחזור החיים כולו. הכוונה היא שחשיבה נכונה בשלב התכנון ההנדסי תאפשר לכם לחסוך הרבה מאוד כסף.

אם אתם אכן בשלב זה, כשאתם בוחנים חלופות, בקשו מהספקים שלכם רשימת חלפים מתכלים ורשימת חלפים למלאי ביטחון. וכמובן גם מחירים. זה יאפשר לכם להכיר את הציוד וגם להעריך את עלות צריכת החלפים השוטפת של הציוד, לפחות מנקודת המבט של היצרן. בשלב הזה למען האמת אין מנוס מלעבור בעין מקצועית, חלק אחרי חלק ולשאול שאלות מקצועיות בהתייחס לתפקוד של כל רכיב: מה הסבירות לכשל? מאילו סיבות? האם כשל הרכיב משמעותו השבתה? האם יש אופציית אלתור זמני? האם זה רכיב שרק היצרן מספק? האם זה רכיב אלקטרוני? היה ואכן יתרחש כשל, מה משמעות ההשבתה? האם זה חלק מקו שהוגדר קריטי כחלק ממדיניות המפעל והאחזקה? האם יש לנו אפשרות מעקף? מה עלות הנזק? מה זמן האספקה? המחיר כמובן ישחק כאן תפקיד וגם הממדים. לצערנו אין נוסחה שמגדירה בסוף התהליך מה כן ומה לא. זה תלוי במדיניות הארגון והיכולת שלו לספוג השבתות, תלוי בתקציב שהקציתם לנושא, לגודל המחסן, ועוד. אבל כדאי מאוד לייצר טבלה מסודרת עם שיקולים בסיסיים והחלטות שאיתה תוכלו להמשיך לעקוב ולעדכן ולהסביר ולשכנע. בהמשך מומלץ לקיים תהליך של "סקר סיכונים" שבו נשאל את עצמנו האם ישנם רכיבים מסוימים שנרצה להחזיק במלאי גם מעבר להמלצת היצרן. זה נכון במערכות קריטיות עבורכם והשיקולים יהיו למעשה אותם השיקולים.

השלב שבו עדיין לא רכשתם את המכונה הוא גם המקום למו"מ כספי עם הספק לבחינה מולו מה הוא מתחייב להחזיק במלאי ומה זמני האספקה של כל רכיב. בשלב זה גם ניתן עדיין לדרוש רשימה מלאה של כל חלקיי המערכת עם תיאורים ומספרים קטלוגיים של היצרן עבור חלקים סטנדרטיים (חלפים שהיצרן רוכש מקבלני משנה שלו). לאחר שתזמינו את המערכת יהיה כמעט בלתי אפשרי לקבל את זה. ספקים בדרך כלל ישמחו לספק לכם כל חלק במכונה גם אם המשמעות היא לרכוש אותו מהיצרן המקורי ולהעביר אליכם תוך גביית עמלה.

כאמור, כל זה חשוב שיתקיים עוד טרם החלטה על הספק. אם אנחנו מנהלים את זה מצוין, זה יהיה סעיף אחד בתוך טבלת ההשוואה הטכנו-כלכלית בין החלופות שתכינו לצורך החלטה על ספק המפעל או המכונה החדשה שלכם. להערכתי רק חברה אחת מתוך 20 מנהלות את התהליך באופן הזה. מרביתנו עדיין לא שם.

ברגע שהחלטתם על המלאי המינימאלי יש לבנות תהליך ממוחשב, באמצעות תוכנה ארגונית או בכל דרך אחרת, שתאפשר ניהול של התהליך – כשחלק מנופק והכמות יורדת ממלאי המינימום שקבענו, יש לוודא השלמה של אותו החלק לעמידה בדרישות המינימאליות. חשוב שיהיה מנגנון שיאפשר בקרה חודשית על מספר פרמטרים מינימאלי – שעות השבתה כתוצאה מהמתנה לחלפים, ערך מלאי וערך מלאי מינימום. בנוסף חייבת להיות יכולת לראות תנועתיות של חלפים. רק הסתכלות לאורך זמן על קצב הניפוק בפועל של חלפים תוכל לאפשר לנו לבחון את רמות המלאי שקבענו ולבחון האם ניתן לצמצם אותו. מרגע שהגדרנו את רמות המלאי המינימאליות, נותר לנו לנהל תהליך שבו בכל פעם שבה היה חסר חלק, וספגנו אובדן של שעות המתנה, נעדכן את רשימת מלאי המינימום ובכך נוודא שזו תהיה הפעם האחרונה, לפחות לחלק החילוף הזה. מצד שני נוכל לעקוב ולראות היכן יש לנו מלאי עודף.

כמו תמיד גם כאן, כשמדובר על מכונה קטנה יחסית, משמעות האי דיוק קטנה. כשבונים מפעל חדש המשמעות היא גדולה ושווה להשקיע בבנייה נכונה של מלאי ראשוני ובעיקר בתהליך שיאפשר בתוך כמה חודשים לקבל נתונים ולדייק את רמות המלאי.

כמו שאמרנו קודם לכן, מרבית הארגונים לא נכנסים לזה בשלבי התכנון אלא מחליטים לטפל בזה כשכבר יש להם מערך פעיל. בין אם לבקשת מנהל הכספים, ובין אם בגלל שעות השבתה שנבעו מהמתנה לחלפים, ובין אם אתם פשוט רוצים להתקדם בתהליך השיפור הניהולי במחלקת האחזקה. הדרך הכי טובה ומדויקת היא להביט בנתוני צריכה היסטוריים של חלפים, להביט בתנועתיות של כל חלק חילוף שצרכנו, לשקול מה המלאי המינימאלי שנרצה שיישב במחסן על מנת שלא נמצא את עצמנו ממתינים עם מכונה מושבתת, ולשמור בקנאות על ערך המלאי הזה. במקביל יש לוודא שאנחנו לא מגדילים את המלאי מעבר לערך המינימום הזה.

אם יש לכם מפעל או מכונה פעילה ואין לכם נתוני היסטוריית צריכה, ניתן לבקש מהספק רשימת חלפים ואם גם זה לא בנמצא אפשר להתחיל בסקר טכני שלכם וגיבוש רשימה של חלפים מומלצים.

בניית מלאי ראשוני הוא חשוב אבל כמו תמיד אני ממליץ להתמקד בתהליך. הכוונה היא לבנות תהליך של מעקב ושל עדכון. צריך לוודא שבכל פעם שאנחנו מאבדים זמן בגלל חלק חילוף, הצוות לא מתבייש לדרוש להחזיק יחידה או שתיים במלאי ואנחנו כמנהלים חייבים לאפשר תהליך פשוט של דרישה ורכישה. ניתן גם לעשות את זה בטופס פשוט או באופן ממוחשב אבל חשוב שיהיה נגיש וברור לטכנאים.

כמו בכל תהליך שיפור, הבקרה החודשית היא קריטית – ערך המלאי וערך המלאי המינימאלי המוגדר. את שני האינדיקטורים הללו אני ממליץ להוסיף אל סט המדדים שאתם מסתכלים עליהם במבט חודשי. פרט לכך חשוב שתהיה לכם את האפשרות לקבל גם את התנועתיות של כל פריט (כמות ניפוקים לשנה).

לא התייחסנו לכמה וכמה נושאים כמו שיטת הקטלוג והסידור, תוכנת הניהול, תוקף מלאי, טיפול תקופתי בחלפים, ועוד, אבל לרובנו יש מספיק עבודה לפניי כן.

אם נחזור אל השאלה שבכותרת המאמר, התשובה תלויה במרחק שבו אתם נמצאים מנקודת האופטימום. בדרך כלל מדובר על הרבה מאוד כסף. קודם כל במניעה או צמצום שעות השבתה של המתנות לחלפים, ואח"כ גם באופטימיזציה של כמות המלאי.

בהצלחה.