מנהלים בתעשייה שאמונים על המערכות הטכניות ועל ניהול האחזקה, תוהים לעיתים האם מערכת הניהול שתומכת אותם מספקת או מתאימה לצרכיהם. למערכת זו השפעה ניכרת על אופן עבודתם ועל היכולת שלהם לייצר מערכת מקצועית ומשתפרת של ניהול אחזקה.
בשם כללי ניתן לקרוא לזה "תוכנה לניהול אחזקה" או באנגלית CMMS – Computerized Maintenance Management System. מערכת הניהול היא זו שאמורה לתמוך את מגוון תהליכי העבודה של מחלקת האחזקה – את תהליכי הליבה שהם אחזקת השבר והאחזקה המונעת, ואת שאר התהליכים כמו ניהול חלפים, רכש טכני, כיולים, בטיחות, ניהול שינויים, ועוד. קיים מגוון גדול מאוד של כלים במגוון רמות מחיר, ולעניין זה ישנן שתי שאלות עיקריות:
- האם זה אכן הכרחי?
- מהו הכלי הנכון?
לגביי השאלה הראשונה – האם זה אכן הכרחי? אז אני חייב לאמר שלא. זה מאוד תלוי בהיקף הציוד המתוחזק, ובעיקר במצב תהליכי העבודה במחלקה. נפרט קצת… פגשתי מספר ארגונים (חלקם אף ניהלתי בעצמי) שניהלו מערך מכובד של תהליכי ניהול תקלות שבר ותהליכי ניהול אחזקה מונעת באמצעות ניירת ובסיוע של קובץ אקסל פשוט. זה יכול להיות פשוט וזול, למי שזה מעניין אותו זה נותן מענה הולם לדרישות ה ISO, וזה מתאים לארגונים בגודל קטן עד בינוני.
לפי סקר של Market-watch מ 20018, שוק ה CMMS עומד על כ 800 מיליון $ לשנה. השאלה שנשאלת היא האם ההשקעה הנ"ל משתלמת לארגון? את השאלה הזאת נשאיר פתוחה רק נאמר שמנהל אחזקה שרוצה לרכוש מערכת שכזו צריך לנסות להתייחס לנושא החזר ההשקעה.
אנחנו פוגשים ארגונים רבים שיש להם מערכת לניהול אחזקה אבל הם לא משתמשים בה או משתמשים בה באופן חלקי ביותר. הסיבה הנפוצה ביותר לכך היא שהארגון ממהר לעיתים לרכוש ולהטמיע מערכת "מתקדמת" לפני שהוא בשל לכך. חשוב לזכור שמערכת כזאת היא כלי שבא לייעל ולשרת את תהליכי העבודה הנכונים ואם אנחנו לא מקיימים תהליכים מסודרים, הסיכוי שנוכל להטמיע בהצלחה מערכת כזאת אינו גדול.
אומרים שטכנולוגיה מאיצה ארגונים מסודרים ומאיטה ארגונים מבולגנים, זה נראה נכון מאוד במקרה הזה…
לגביי השאלה השנייה – מהו הכלי הנכון? ראשית נציין שישנו מגוון גדול של כלים, חלקם מאוד מתאימים לארגונים מוטי FM (Facility Management) או ניהול מבנים וניהול משימות, וחלקם נוטים לארגוני תעשייה בעלי ציוד טכני מורכב. לכל כלי יתרונות וחסרונות וחשוב להבין ואפילו לאפיין את הצרכים שלכם היטב. חשוב להזכיר שזהו כלי שבא לשרת את תהליכי העבודה הנכונים. אם תהליכי העבודה שלכם לא מסודרים, אני ממליץ לסדר ולתרגל אותם לפניי תחילת תהליכי הטמעה של מערכת ממוחשבת. תהיה זו טעות לחשוב שאתם צריכים לשנות את תהליכי העבודה שלכם בהתאם למערכת שאתם מטמיעים.
ברמת הארגון, הרצון לנהל את האחזקה בתוך מערכת ה ERP הארגונית הוא הגיוני. אז איפה כאן הבעיה בעצם? למען האמת יש כאן לא מעט שאלות אבל נתחיל דווקא מהסוף… לפי סקר של חברת "Maintenance-connection" השימוש בכלי ניהול אחזקה מתפלג באופן הבא:
המשמעות היא שמספר הארגונים שמנהלים את האחזקה שלהם בתוכנה ייעודית (CMMS) היא כפולה מאילו שמנהלים —באמצעות תוכנת ה-ERP הארגונית.
רק להבהיר… אני ממש לא נגד ניהול אחזקה באמצעות מערכת ה ERP, להפך, אבל לעיתים קרובות מדיי אני רואה ארגונים שמתקשים בזה. הסיבה העיקרית היא שלמרות שכל ספק של מערכת ERP יאמר בביטחון שיש לו מודול ניהול אחזקה, מרביתם ממש לא מפותחים ולא מותאמים לתהליכי ניהול האחזקה שלכם ותהליך ההטמעה דורש הרבה משאבי ניהול וכסף. מרבית הארגונים שמטמיעים בארגון כולו ERP מגיעים לשלב הטמעת המערכת באחזקה כשהם כבר מותשים ניהולית ופיננסית ומשאירים את האחזקה לעבוד עם מודול ממש לא מתאים.
ננסה להבין מה המטרה שלנו. אנחנו רוצים יכולת בקרה, ניהול חלפים ורכש טכני, אנחנו רוצים ניהול פיננסי מרכזי, אנחנו רוצים יכולת שליטה ואנחנו רוצים מהמערכת הרבה מאוד דברים, אבל אני מציע להסתכל על הדבר שיביא את הערך הגדול ביותר לארגון – מצוינות באחזקה, כן, רק את זה. צוות אחזקה מצוין שמנהל תהליכי עבודה מצוינים שעובד בצורה מצוינת יביא לארגון ערך גבוה בהרבה מזה שיביא צוות פחות טוב שעובד באופן מבוקר ומהודק כזה שמתעד כל שקל וגורם לאנשי הבקרה והכספים לחוש בנוח.
בהנחה שמטרת העל היא "אחזקה מצוינת", או לכל הפחות "אחזקה משתפרת" חשוב מאוד להדגיש שהתוכנה או הכלי לניהול הוא כלי שמטרתו לשמש את צרכי האחזקה בתהליך השיפור אל עבר המצוינות. ואם לתרגם את זה למעשים – בקרת שעות השבתה טכניות, איסוף נתוני סיבות שורש להשבתה, פילוג שעות השבתה למכונה, ואיסוף שעות עבודת טכנאים. רבים בוודאי יחלקו עליי וישאלו איך ננהל מלאי חלפים? ואיך ננהל תהליכי רכש? ואיך נקשר אירוע אחזקה עם התהליכים הפיננסיים הארגוניים ועוד ועוד שאלות… אז אני מציע הסתכלות אחרת. פעילות הליבה של מחלקת אחזקה מורכבת משני תהליכים עיקריים – תהליכי אחזקת שבר ותהליכי אחזקה מונעת. אם מחלקת האחזקה עושה את שני התהליכים הללו באופן טוב אז היא טובה והיא ומביאה ערך לארגון במניעת שעות השבתה. זה הכסף הגדול ביותר שנמצא בשליטת המחלקה. שאר העלויות (חלפים, קבלני משנה, כוח אדם) ניתנות לבקרה בצורה מספקת גם ללא קישור קשיח למערכת הניהול. למעשה ניהול הרכש והמחסן הטכני יכול להתנהל במערכת הארגונית ללא הפרעה לתהליכי הליבה של מחלקת האחזקה.
אז מה זה אומר? קודם כל זה אומר שיש מקום לכל שיטה אבל מה שיקבע מה נכון עבורכם זה רק הגישה הניהולית שלכם והמצב הנוכחי של הצוות שלכם.
הבחירה בשימוש במערכת ה ERP הארגונית היא לא טיפשית, להפך זו הבחירה הנכונה, השאלה היא אם היא מתאימה לצוות שלכם. חשוב שתשאלו את עצמכם ביושר האם אתם מוכנים לזה. האתגר הגדול ביותר בניהול אחזקה הוא הקפדה על תיעוד ועל יצירת מעגל של איסוף נתונים, ניתוח, ויישום לקחים. והחולייה החלשה היא בדרך כלל נושא התיעוד. כשאנחנו דנים על נושא כזה אנחנו חייבים להסתכל על צוות האחזקה שלנו על הטכנאים שלנו, ולהזכיר לעצמנו שבדרך כלל תהליכים כאילו הם ממש שינוי תרבותי, לא פחות, והם לוקחים זמן. אנחנו צריכים לשאול את עצמנו ביושר מה המצב הנוכחי. אם אתם כבר שם ורוצים להתקדם, אז זה הכיוון הנכון. אני רק ממליץ להקצות מספיק משאבים לצורך פיתוח ושינויי תוכנה במערכת ה ERP כך שתתאים לתהליכי העבודה הקיימים במחלקה.
ואם אתם עדיין ברמה בסיסית הייתי ממליץ לבנות תהליכים פשוטים ולהתחיל ליישם באופן ידני או באמצעות אקסל. במידת הצורך ניתן גם לבנות באקסל או בכלי תוכנה אחר "מערכת" בסיסית שתשרת את תהליכי העבודה הבסיסיים שלכם. רק כאשר זה עובד הייתי מתקדם לשלב הבא – בין אם זה EXCEL CMMS או ERP. בהצלחה…