מעטים מנהלי המפעלים בתעשייה או אפילו מנהלי האחזקה, שמכירים את תהליך האחזקה שנקרא "תכנון ותזמון" (Planning & Scheduling). מעטים עוד יותר הם אילו שמיישמים את התהליך הזה או אפילו את חלקו. בבסיס התהליך הזה נמצאת ההבנה שזמן השבתת המערכות וזמנם של הטכנאים יקר מאוד, וככל שנאפשר עבודה אפקטיבית ויעילה של צוות האחזקה, כך נתרום ליעילות ולפריון המפעל. אמינות מערכות אמורה להיות מטרת העל של צוות האחזקה, ותהליך תכנון ותיזמון אמור לקחת אותכם מציון כולל טוב (80) לציון טוב מאוד ואפילו מצוין.
ואולי מילה נוספת על פריון ועל אפקטיביות באחזקה. כשמדברים עם מנהלים בתחום, כולם, ללא יוצא מהכלל, מכירים היטב את המחסור החריף בעובדי אחזקה מקצועיים. קשה מאוד לאתר, לגייס ולהכשיר, וקשה לא פחות לשמר ולטפח. לפי סקר של "צבירן" קיימת עלייה עקבית של כ 4% לשנה בשכרם של עובדים מקצועיים מה שמעיד על הביקוש הגובר ועל האתגר בשוק בשנים האחרונות. ההערכה הרווחת היא שהמחסור הזה כנראה יימשך ואף יחריף, ולכן, תעשיין שחושב כמה שנים קדימה על תעשייה ועל אחזקה בתעשייה, מבין שצריך להיערך. התהליך הזה, של תכנון ותיזמון, אמור לתת למי מאיתנו שכבר נמצא בעיצומו של תהליך שיפור באחזקה, קפיצת מדרגה נוספת קדימה עם פוטנציאל להיות באמת מצוין.
אז על מה מדובר? נתחיל מהסוף. כאשר התהליך הזה בשל ומגובש, טכנאי שנשלח לבצע עבודה, למשל החלפת גלגל שיניים שחוק, מקבל קיט מוכן שבו גלגל השיניים החדש, סט אטמים רלוונטיים, המיסב שנדרש להחלפה (אם כבר פירקנו אותו, לא נחליף?), המפתח ("אפציר") הייעודי לחליצה או לפתיחה וסגירה, השמן הנכון בכמות הנכונה להחלפה, והדפסה של העמוד הרלוונטי מספר המכונה עם השרטוט הכולל הוראות פירוק הרכבה והנחיות בטיחות או אחרות לביצוע המשימה. פרט לזה הטכנאי מקבל גם חלון זמן מתואם מראש שבו המערכת ממתינה עבורו. ממש חלום, לא?. התהליך הזה מאפשר לטכנאי להיות יעיל ואפקטיבי, מבטיח עבודה בטוחה ונוחה כך שהסיכוי לטעויות ולבעיות ותקלות חוזרות הוא נמוך. אפקטיביות, יעילות, חיסכון בזמן, איכות, בטיחות ומה לא.
מי שחי את העולם הזה מכיר היטב את תחושת התסכול, ואפילו כעס, של טכנאים טובים ואכפתיים שמתעכבים בטיפול בגלל חוסר בחלק חילוף, או בגלל בעיות תיאום עם התפעול, או שחסר להם שרטוט שיסביר איך בדיוק מפרקים או איזה שמן בדיוק ממלאים. התחושה שלהם היא שלא מאפשרים להם לטפל בדברים באופן מקצועי והם נראים לא טוב בגלל בעיות שלא תלויות בהם. הם אפילו נאלצים לעיתים לאלתר ולקצר ולעבוד בצורה לא נכונה או לא בטוחה בגלל שהדברים לא מסודרים כמו שצריך. אז בדיוק את זה אנחנו באים לפתור. זה המקום להזכיר שתפקידנו, המנהלים, לגבש ולאפשר לטכנאים תהליכי עבודה יעילים ונכונים. זה מה שהם מצפים מאיתנו ובמידה גדולה של צדק.
מפעלים שמיישמים את התהליך הזה מגיעים לאמינות מערכות גבוהה מאוד. כמה גבוהה? זה כמובן תלוי בסוג התעשייה אבל אל התהליך הזה מגיעים באמת הטובים ביותר ובסקרים שמתפרסמים לעיתים מדובר על נתוני אמינות מרשימים שגבוהים בהרבה מהמספרים שאתם מכירים ללא זה. התוצאה היא מפעל אמין וצוות אחזקה שעובד כמעט ללא תקלות שבר משביתות. עד כדי 85% מהפעילות של האחזקה מתוכננת ומתוזמנת (מקור הנתונים – (IDCON Results Oriented Reliability and (Maintenance Management. נסו לדמיין את זה לרגע. וזה לא נגמר שם. זה מאפשר לנו לתחזק את המפעל באמצעות צוות קטן יותר ומקצועי יותר, להגיע לרמת אמינות גבוה יותר, להעלות את רמת הבטיחות, להקטין את קצב תחלופת העובדים, להגדיל את שכרם של עובדי האחזקה וכמובן גם להעלות את רמת שביעות הרצון שלהם. ממש חלום.
אז מה הבעיה? האמת היא שאין כאן בעיה אחת כלשהי, ולא סתם זה נקרא תהליך "מתקדם". התהליך הזה דורש בסיס די רחב, החל ממערכת ממוחשבת יציבה ובשלה לניהול אחזקה, דרך תהליכי ליבה מסודרים ומנוהלים בתוכנה, ספרות טכנית ובסיס נתונים טכני מסודר, מחסן חלפים מנוהל, ובעיקר, עבודה ממושמעת של טכנאים ומנהלים, מה שתמיד מאתגר, בעיקר עבורנו הישראלים.
שני תהליכי הליבה של האחזקה, תהליך ניהול תקלות שבר ותהליך ניהול אחזקה מתוכננת, "מייצרים משימות". תקלות שבר משביתות אמנם לא צריכות תיזמון מכיוון שהביצוע חייב להיות ממש מידי, אבל חלקן דורשות תכנון לצורך הביצוע. את אילו שלא מחייבות ביצוע מידי, חשוב לתכנן ולתזמן. גם תהליך האחזקה המתוכננת, שבתוכו פעילות יסודית של בדיקה (Inspection) מייצר משימות. כלל המשימות, מוזרמות אל מערכת הניהול של האחזקה ואל מתכנן האחזקה (Planner) שיתעדף אותן בהתאם לדחיפות ויתחיל את תהליכי התכנון והתזמון.
התהליך עצמו מתחלק לשניים:
- תכנון (Planning) הוא ההגדרה של מה עושים ואיך. בשלב הזה המתכנן אמור לסקור את תהליך העבודה הנדרש, את החומרים, החלפים וכלי העבודה הנדרשים, את הוראות הבטיחות הספציפיות, ואת הנחיות הביצוע. בסוף השלב הזה המתכנן יעביר את ההנחיות למחסן הטכני לצורך הכנת ה"קיט". לאחר שהקיט מוכן, ממש בארגז על המדף, המתכנן יצרף את הניירת הרלוונטית ויעבור לשלב התיזמון.
- תזמון (Scheduling) משמעו מי עושה ומתי. בהתאם לתיעדוף העבודה, המתכנן יתאם מול הגורמים התפעוליים ומול גורמי האחזקה מתי הפעילות תבוצע, יעדכן אומדן לו"ז לסיום והשפעה מוערכת על שאר המערכים במפעל, ככל שישנה כזאת, ויגדיר מי בדיוק מבצע את העבודה ומתי בדיוק.
כמו בכל עבודת אחזקה נדרש לתעד אותה כהלכה, אבל מי שבאמת מתקדם לא אמור להיבהל מזה.
כחלק מהבקרה על התהליך חשוב להוסיף שניים או שלושה אינדיקטורים (KPI's) רלוונטיים. אם אתם מתעדים היום כל תקלת שבר (שעות השבתה, שעות עבודת טכנאים, וסיבת שורש) נרצה להוסיף לכל עבודה גם שדה ששואל האם עבודה תוכננה והאם היא תוזמנה. אפשר גם להוסיף שדה לציון שהטכנאי נותן לעבודת התזמון והתכנון. מומלץ להוסיף לדוח הבקרה החודשי מעקב אחרי % העבודות המתוכננות ומתוזמנות. זה יאפשר להתחיל לראות האם אנחנו אכן מתקדמים ביישום התהליך. מפעל שנמצא במקום טוב באמצע לפני כניסה לתהליך מסודר של תכנון ותזמון עומד על כ 15% מהעבודות מתוכננות ומתוזמנות. כאשר הארגון מיישם את זה בצורה טובה, אנחנו אמורים להגיע למצב שבו כ 75% מהפעילות מתוכננת ומתוזמנת.
כמה הערות נוספות:
מי שיקרא את הדברים ויחשוב שמה שחסר לו זה מישהו שיטפל בזה וירוץ למנהל המפעל לבקש לגייס Planner הוא כנראה לא בכיוון הנכון. אנחנו פוגשים מעת לעת ארגונים שגייסו לתפקיד פלנר, או מתכנן, או מהנדס אחזקה, או כל מיני תיאורי תפקיד דומים שבפועל עסוקים במטלות שונות אבל לא באמת מתכננים ומתזמנים ולא באמת משרתים את מטרת העל של האחזקה (אמינות מערכות). כלל האצבע הוא Planner על כל 25-30 טכנאי אחזקה. אם הצוות שלכם קטן יותר, ראשי הצוותים שלכם אמורים להיות אילו שמבצעים את התהליך הזה. ואם באמת יש לכם צוות גדול, אז יש מספיק "בשר" לPlanner במשרה מלאה. בכל מקרה אל תמתינו לגיוס, תתחילו עם הצוות הקיים ורק אז תשקלו לרכז את התפקיד במקום אחד.
הערה נוספת. מרבית העבודות שדורשות תכנון ותיזמון אמורות להיווצר בתהליכי בדיקה (Inspection) מקצועיים שהם חלק משמעותי מהאחזקה המתוכננת. בהרבה מדיי מקומות אנחנו רואים שלא נעשית מספיק עבודת בדיקה מקצועית ומסודרת. משום מה, אצל רובנו, עבודת הבדיקה, שהיא פשוטה, זולה, וחשובה, לא מבוצעת כמעט. ולכן חשוב להדגיש שוב, שבדיקה תקופתית שמבוצעת ע"י טכנאי אכפתי ומקצועי באמצעות פנס, ואוזניים טובות ועיניים טובות, שווה לכם הון.
ודבר אחרון, כמו שאמרנו קודם, אם תהליכי הליבה שלכם לא יציבים ותוכנת האחזקה שלכם לא ממש מסודרת, והמחסן הטכני עוד לא שם, והספרות הטכנית לא ממש שם, ואתם לא באמת מתקדמים, אז חכו רגע. תסתכלו על עצמכם ביושר ואם אתם עדיין לא מתקדמים אז תתחילו, ותתקדמו, ותטפלו בזה, ורק אח"כ תיכנסו לנושא התכנון והתזמון. כאמור, זה תהליך למתקדמים.
בהצלחה.