המערך הטכני במפעל תעשייתי טיפוסי מורכב משתי פונקציות עיקריות – אחזקה והנדסה, ותפקידו העיקרי, בוודאי במפעלים עתירי ציוד, הוא לדאוג לאמינות הציוד לכל אורך מחזור החיים שלו. כשמדברים על אמינות לאורך מחזור החיים של מפעל, חשוב להכיר את "גרף האמבט" (Bathtub curve).
הגרף הזה מתאר את קצב התקלות, האובדנים הטכניים (Failures), לאורך כלל מחזור החיים של מפעל או מכונה. הקו האדום המקוטע, מייצג את התקלות שמקורן ב"מחלות ילדות" שיש לכל מפעל או מערכת מורכבת בתחילת חייה. הקו הצהוב המקוטע מייצג את התקלות שמקורן בשחיקה ובהזדקנות של מערכת לקראת סוף חייה. הקו הירוק, הרציף, מייצג את התקלות ה"שגרתיות", שיש לכל מערכת במהלך התקין של שגרת חייה. והקו הכחול, הרציף, הוא "גרף האמבט", הוא מייצג את הסכום של כלל התקלות.
הקו האדום, זה של מחלות הילדות, תלוי בעיקר בעבודה נכונה של ההנדסה. הקו הצהוב, זה של השחיקה וסוף החיים תלוי בעיקר בעבודה נכונה של האחזקה, והקו הירוק הוא קו שמשותף לשתי המחלקות, הוא מושפע מתכנון או בחירה נכונים של ההנדסה בשלבי התכנון, וגם מאופן התפקוד של האחזקה במהלך שגרת חיי המפעל. התפקיד המשותף שלהם, של האחזקה וההנדסה, הוא להאריך ככל שניתן את משך חיי המערכת, ולהוריד למינימום את סה"כ האובדנים.
ניהול מחזור החיים של מפעל או מערכת, מתחיל במחלקת ההנדסה. זה המקום להזכיר מושג שנקרא "עלות מחזור החיים" של מערכת (LCC – Life Cycle Cost). כשמנהל ההנדסה מכין השוואה בין חלופות, הוא לוקח בחשבון (אני מקווה) את עלויות כלל מחזור החיים של המערכת, לא רק את הרכש וההקמה, אלא גם את עלויות התפעול, האחזקה, החלפים, האנרגיה, עלויות אי האיכות ואפילו את עלויות הגריטה. יש אפילו ארגונים שמתייחסים למכלול פרמטרים שקשורים לתחום חדש יחסית שנקרא ESG – Environment, Social Governanceכחלק ממכלול השיקולים. ההנדסה היא זו שאמונה על ניהול התהליך ועל בחירת הפתרון הטכני הנכון. בעל היחס עלות מול תועלת הגבוה ביותר.
בשלב הבא, תפקיד ההנדסה הוא ההוצאה לפועל של הפרויקט. ניהול פרויקט ההקמה או ההתקנה של המפעל או המערכת בהתאם לתקציב וללוח הזמנים שנקבע. ברגע שהמערכת מותקנת ומוכנה להתחיל לייצר, מתבצע שלב העברת האחריות לאחזקה שתפקידה לטפל במערכת לאורך המשך מחזור החיים שלה, על מנת לצמצם ולמנוע תקלות, ולשמור על ערכה של המערכת.
נקודת העברת האחריות בין ההנדסה לאחזקה היא לא פחות מקריטית ולכן חשוב להגדיר אותה באופן מסודר. השלב ההנדסי מסתיים כאשר המערכת סיימה את ההרצות שלה ועמדה בדרישות הפרויקט מבחינת קצב, איכות, וכו. לפני העברת האחריות חשוב לוודא שקיימת ספרות טכנית מלאה הכוללת שרטוטים והגדרות מסודרות של כלל רכיבי המערכת, שקיימות הוראות בטיחות ותפעול כתובות, שיש הוראות אחזקה כתובות בתוך מערכת ניהול האחזקה, שהסתיימו ההדרכות הטכניות והתפעוליות, ויש חלפים במחסן הטכני כולל הגדרה של מלאי מינימום לכל חלק חילוף. כל מה שכתוב כאן הוא בתחום אחריותה של ההנדסה. תפקידה המרכזי של ההנדסה מסתיים כאן אבל היא אמורה לתמוך את האחזקה מבחינה מקצועית באופן קבוע. מנקודה זאת האחריות עוברת לידיים של האחזקה. הפרק ההנדסי נמשך חודשים או לכל היותר שנים בודדות, וכאן מתחיל פרק ארוך בהרבה, של עשרות שנים, של עבודת אחזקה.
אם אמרנו שהמטרה המשותפת של שתי המחלקות היא לדאוג לאמינות המפעל לאורך מחזור החיים שלו, אז ההנדסה, אם תעשה עבודה מקצועית, תצמצם למינימום את מחלות הילדות של המערכת באמצעות תהליך מסודר של תכנון ובדיקה לפני המסירה לייצור, ותדאג לנקודת פתיחה טובה לאחזקה לצורך שמירה על אמינות המערכת בתוך מחזור החיים שלה. מטרת האחזקה היא לקחת את האחריות מרגע המסירה, ולטפל היטב במערכת לאורך כל מחזור החיים שלה. אנחנו פוגשים לעיתים מכונות בנות עשרות שנים, לעיתים אפילו מעל 50 שנים, שברור לעין שאינן חדשות, אבל הן פועלות היטב וניכר שלא היו שורדות ללא טיפול מקצועי ואוהב.
נכון שמידת המעורבות של האחזקה הולכת ועולה לקראת קבלת האחריות, ונכון שזה מאוד חשוב, ונכון גם שההנדסה צריכה ללוות ולתמוך את האחזקה לתקופה נוספת, אבל בדיוק שם, אמורה להתבצע העברת אחריות פורמאלית בין המנהלים והצוותים. בחברות פארמה יש בדרך כלל תהליך סדור הכולל חתימה על מסמכי הוולידציה ואישור המערכת לתחילת ייצור, אבל במרבית מפעלי התעשייה קיים תהליך שהוא הרבה פחות פורמאלי, הרבה פחות מסודר, ולעתים אפילו לא ממש קיים.
למרות שאני מניח שלרובנו הדברים נראים הגיוניים, אנחנו פוגשים בסקרי איבחון שאנחנו מבצעים פערים די גדולים. במפעל תעשייתי, שבו תחומי האחריות בין ההנדסה לאחזקה לא ברורים, כמעט ללא יוצא מהכלל, המשמעות היא הסטת משאבים מהאחזקה להנדסה, והידרדרות במצב האחזקה.
הסיבות לכך הן רבות. כמו תמיד, רובן קשורות לניהול, למנהלים, ולאופי האנושי. הן קשורות למיצוב מנהל האחזקה ומנהל ההנדסה בארגון ובעיקר לעובדה שהנדסה במפעל תעשייתי עוסקת בהוצאה לפועל של פרויקטים שבדרך כלל מוגדרים ומפוקחים מקרוב על ידי ההנהלה הבכירה מבחינת תקציבים, לוחות זמנים, וקשב ניהולי, בעוד שפעילות השגרה של האחזקה היא הרבה יותר אפרורית, מונוטונית, ולפעמים אפילו לא ממש ברורה להנהלה הבכירה. חלק מהפרויקטים מסתיימים ונכנסים לתחילת ייצור כשהם כבר באיחור ניכר, ותחת לחץ גדול מהשיווק והמכירות. כתוצאה מכך, כמות הקשב שיש להנהלה בשביל לוודא תהליך העברת אחריות מסודרת כבר נמוכה או כמעט לא קיימת.
ויתור על פעילות אחזקה ואפילו צמצום במשאבים בדרך כלל לא יתנו ביטוי נראה לעין בטווח הזמן הקרוב. הידרדרות באחזקה נותנת ביטוי אמיתי בכסף רק לאחר זמן ולכן בטווח הקצר נראה שניתן להמשיך ולהסיט משאבי אחזקה לתחומים אחרים. כאשר המצב מחמיר נראה עלייה באובדני זמינות, עלייה בכמות שעות נוספות ואפילו בעיות בטיחות, משמעת ועזיבה של אנשי אחזקה מרכזיים. כשהמפעל שם לב שיש לו בעיה באחזקה, זה כבר בשלב שבו העלויות כתוצאה מאובדני זמינות טכנית גבוהות, והבעיה כבר די מורכבת לפתרון.
אופי העבודה בתחום ההנדסה, שונה מהותית מזה של האחזקה. עבודת מנהל ההנדסה מורכבת מתכנון ניהול וביצוע של פרויקטים טכניים, הפעלה מטריציונית של גורמי פנים וחוץ, וניהול לוחות זמנים ותקציבים. אופי עבודת מנהל האחזקה מורכב בעיקר מניהול אנשים ומשימות. משמעת, הדרכה, ותקשור. ניהול "כיבוי שריפות" מהווה כ 50% מזמנו (במקרה הטוב), הוא עוסק בתיעוד, איסוף וניתוח נתונים, והובלת תהליכי שיפור ומצוינות. מכיוון שהתחומים הללו כה שונים באופיים, רוב המנהלים מתקשים לנהל את שני התחומים הללו יחד.
לרבים ממנהלי וצוותי האחזקה יש "בטן מלאה" על ההנדסה, ולפעמים גם להיפך. לעיתים בצדק ולעיתים לא ממש. אחד ממנהלי האחזקה שליוויתי בתהליך כזה, שבו הפרדנו בין אחזקה והנדסה, אמר לי שאני "לוקח לו את כל הפיקנטריה". רוצה לאמר, מוציא לו את כל העניין מהעבודה…. חשוב להגיד שכשאני מדבר על מעורבות של האחזקה בהנדסה אני מדבר על מעורבות בלבד. יש לא מעט מנהלי ואנשי אחזקה שפשוט מעדיפים לעסוק בהנדסה וניהול פרויקטים. התשובה שלי היא שאחזקה זה מקצוע, כמו שניהול פרויקטים זה מקצוע, וניהול אחזקה משמעו מיקוד במטרה של האחזקה – אמינות מערכות, צמצום ומניעת שעות השבתה טכניות. זה מספיק מורכב ומאתגר וברוב המפעלים שם נמצא האתגר וגם הפוטנציאל המפעלי הגדול ביותר. ולמרות שרבים מאיתנו חושבים שהם יודעים לעשות את שניהם, בפועל די קשה למצוא מישהו שבאמת טוב בשני התחומים ומסוגל לנהל את שניהם במקביל.
אגב, אין בעיה להעביר מטלה כזאת או אחרת מההנדסה לאחזקה ולהיפך, לעיתים המנהל של שני אילו יכול להחליט לשנות את הסדר בהתאם לניהול עומסים ארגוני או משהו אחר, אבל חשוב שהדברים יבוצעו וחשוב שהממשק הזה יהיה מסודר וטוב.
נכונה הגישה הניהולית שרוצה לערב את האחזקה בביצוע הפרויקט, ונכונה הגישה שההנדסה צריכה לתת תמיכה ופיקוח הנדסי לתהליכי האחזקה, אבל חשוב לשמור על הגבול ועל המינון הנכון. אני רואה לעיתים קרובות מדיי אנשי אחזקה לוקחים חלק פעיל מאוד בתהליכי הביצוע של הפרויקטים ועדיין לא ראיתי מנהל פרויקטים או איש הנדסה שלוקח חלק פעיל בניקוי או גירוז או בפעילות שגרה של אחזקה מונעת.
האתגר כאן הוא למעשה ההבנה של ההנהלה את המחירים שהארגון משלם והבחירה בהגדרה מסודרת של תהליכי עבודה, תחומי אחריות, מטרות ומדדים. בימים שבהם התחרות על כל שבריר של רווחיות גובר, התפקיד שלנו (המנהלים) הוא לדאוג לאמינות המערכות ולתהליכי עבודה נכונים. אם תצליחו בזה, אני מבטיח לכם שתביאו ערך כספי משמעותי לארגון, ובמקביל גם תשפרו לא רק את שורת הרווח, אלא גם את המוטיבציה ושביעות הרצון שלכם ושל העובדים שלכם.
בהצלחה