כשמדובר על אחזקה של מפעל תעשייתי, יש הרבה מאוד בלבול בין שיטות יישום, גישות ניהוליות, אינדיקטורים מרכזיים, מושגים ותהליכי עבודה בסיסיים. למעשה אין גוף אחד שמרכז את הידע ואין תורה אחת שמקובלת ונלמדת בעולם. אל תוך הוואקום הזה נכנסים מרבית מנהלי האחזקה ומנסים כמיטב יכולתם כשברקע אתגרים ניהוליים כמו מחסור באנשי מקצוע טכניים, מחסור במשאבים, פערי ידע, ולעיתים גם חוסר הבנה של הארגון עצמו במקצוע האחזקה ובחשיבותה. ככל שהמפעל יותר תהליכי, רציף, ובעל ערך ציוד גבוה יותר, כך מתחדדות הבעיות הללו והאתגרים הולכים וגדלים. מפעל שלא ישכיל לפתח יכולות ניהול אחזקה יספוג אובדנים כבדים בתפוקה, בפחת, ובהזדקנות מואצת של הציוד שלו. לא תמיד זה נראה לעין, אבל מצב טכני בעייתי גורם, בין היתר, גם לבעיות קשות של בטיחות, מוטיבציה, היעדרויות, ותחלופה גבוהה של עובדים טכניים.
על מנת להתחיל לדון בנושא האחזקה, חשוב להבין מה המטרה. חשוב להקדיש לזה כמה דקות ולוודא שהארגון, מנהל האחזקה וצוות האחזקה, מבינים מה המטרה. אני מניח שכל אחד יגיע לניסוח מעט שונה אבל בהנחה שאנחנו מחפשים משהו קצר ברור ופשוט, הייתי מציע את הניסוח הבא – מטרת מחלקת אחזקה למנוע ולצמצם תקלות, ולשמור על ערך הציוד. אפשר להוסיף ולהרחיב ולשנות אבל בואו נניח שזו המטרה האמיתית. למעשה "הכסף הגדול" נמצא בדיוק שם. אם מחלקת האחזקה שלכם מצוינת בהשגת המטרה הזאת, היא אכן מביאה ערך אמיתי גדול לארגון.
כבר בסוף המהפכה התעשייתית, לפניי מאתיים שנה לערך, היו בנמצא מפעלים תעשייתיים משמעותיים בעלי ערך ציוד גבוה מאוד. כבר אז, מי שלא ידע לטפל בציוד שלו ספג אובדנים כבדים, בכסף אמיתי. כבר אז התפתחו תהליכי הליבה של האחזקה ולמען האמת הם לא השתנו בכלל עד היום. הטכנולוגיה טסה, המכונות מתקדמות, התעשייה כולה משתנה, אבל תהליכי הליבה באחזקה הם אותם התהליכים והם כנראה יישארו כפי שהם גם בעתיד.
תהליך ליבה ראשון – תהליך ניהול תקלות שבר. האמת הכואבת היא שאצל כולנו יש תקלות שבר. תהליך הניהול שלהן מתחיל כמובן באופן ההודעה על תקלה, בהמשך בדיאגנוסטיקה ואח"כ בטיפול עצמו, אבל למען האמת האתגר הניהולי מצוי בדרך כלל ברגע שבו מסתיים הטיפול בתקלה, בשלב שבו נדרש תיעוד. האתגר הטכני הוא לא פשוט, אבל האתגר הניהולי בדרך כלל גדול יותר. על מנת לבחון אם אנחנו עומדים במטרה (של צמצום ומניעת תקלות), אנחנו חייבים למדוד. ובשביל למדוד צריך לתעד. אי אפשר לדלג על השלב שבו טכנאי מסיים לטפל בתקלה ומקדיש 20 שניות לתיעוד נכון. גם אם הארגון שלכם עושה שימוש במערכת ממוחשבת שמתעדת כל עצירה בכל מכונה, אין מנוס מהעברת כל תקלה טכנית כזאת להתייחסות של הטכנאי שטיפל בתקלה. אם הטכנאי שטיפל בבעיה לא ייקח חלק בתיעוד, אנחנו מאבדים ידע יקר, ואפילו יותר מזה, אנחנו מאבדים את המעורבות של הטכנאי בתהליכי הניתוח והפקת הלקחים. בהרבה מאוד ארגונים אנחנו פוגשים ויכוח על אמינות הנתונים. כשהצוות הטכני לא לוקח חלק בתיעוד ובסיווג הנתונים, אנחנו מתקשים להתקדם לשלב הסקת המסקנות ולעיתים קרובות מדיי אנחנו עסוקים בדיון על איכות ומהימנות הנתונים. מה חשוב לנו לתעד? רק את המינימום ההכרחי. שעות השבתת המערכת, שעות עבודת הטכנאים, סיבת השורש לתקלה. רק להבהיר – יש עוד הרבה עומק בתהליך הזה, לא נגענו באופן ההודעה על תקלה, לא דיברנו על תהליך הדיאגנוסטיקה, על איכות התיקון, אופן העבודה, המקצועיות הטכנית, ועוד. אבל בדרך כלל השלב הניהולי של התיעוד הוא קריטי, לא פחות, ולא מומלץ להתקדם לפני שהגענו למצב סביר בביצוע שלו.
תהליך ליבה שני – תהליך ניהול אחזקה מתוכננת. התהליך הזה קצת יותר מורכב, אבל גם כאן, האתגר אינו בתחום הטכני אלא בניהול וביישום. בתור התחלה חשוב לגבש רשימת פעילויות אחזקה לכל ציוד שמחייב אחזקה. המלצת יצרן המכונה היא הבסיס בשילוב עם הידע הארגוני ועם שיקולים של עלות מול תועלת. אם אתם בונים את זה מאפס אז חשוב ש"אם יש ספק יש ספק". תבנו תהליך רזה ככל שניתן ואם אתם מתלבטים, תוותרו. אם אתם מיישמים בצורה טובה תמיד ניתן להוסיף שורה לרשימת הפעילויות. ועוד דבר חשוב, אחזקה מתוכננת כוללת שלושה תהליכים: טיפול (Care), בדיקה (Inspection), ואחזקה חזויה (Predictive Maintenance). אנחנו בדרך כלל מקדישים יותר מדיי לטיפול, פחות מדיי לבדיקה, ורוצים להקדיש הרבה יותר לאחזקה חזויה. לאחזקה חזויה הקדשנו מאמר שלם אז רק נאמר רק שאם אתם במצב התחלתי אל תיכנסו לזה עדיין. יש לנסות לטפל רק בדברים הקריטיים (גירוז, ניקוי מנועים, שימון, וכו') ולתת הרבה יותר דגש לבדיקה. טכנאי מודרך ואכפתי יכול להביא לכם ידע קריטי על מצב המערכת מבדיקה של כמה דקות. האתגר האמיתי הוא לקיים את תהליך התיזמון, הביצוע, התיעוד, ובעיקר – תהליך ההמשך של הטיפול בממצאי הבדיקה. מה צריך לתעד? את ביצוע או אי ביצוע הפעילות, את שעות העבודה שהקדשנו לטיפול, ואת שעות ההשבתה של המערכת. גם כאן יש עוד הרבה מאוד עומק מקצועי, כמו למשל אופן ההחלטה על תדירויות הבדיקה, על הטיפולים עצמם, ועוד, אבל גם כאן האתגר הניהולי גדול יותר, וגם כאן חשוב לבנות תהליך ניהולי נכון ויציב לפני שנכנסים לעומקם של הדברים הטכניים.
תהליך ליבה שלישי – ניטור ובקרת ביצועים (של שני תהליכי הליבה הראשונים). אם אתם מקיימים בצורה טובה את שני תהליכי הליבה הראשונים, השלב הזה הוא המשלים, הקל, המעניין. זה הפרס למי שמצליח לקיים את שני תהליכי הליבה ולאסוף את נתוני תקלות השבר ואת נתוני הביצוע של פעילות האחזקה המתוכננת. כאן אנחנו קוטפים את הפירות של המאמצים לתיעוד בשני תהליכי הליבה הראשונים. אחרי שגיבשנו את צורת ההצגה של הדוח החודשי חשוב להעביר אותו בדחיפה למנהלים הרלוונטיים. נרצה להציג באופן חודשי את הידע הבא:
- סה"כ שעות השבתה. כאשר הן מוצגות בגרף חודשי מול חודשים קודמים, זה המדד העיקרי שאומר לנו האם אנחנו משתפרים או מידרדרים. זה מה שאומר לנו האם אנחנו עומדים במטרה העיקרית שלנו (צמצום ומניעת תקלות).
- פילוג שעות ההשבתה על פני המכונות או המערכות שלכם. נרצה לראות את ה "Top10". את 10 המכונות שמובילות בשעות השבתה בחודשים האחרונים. זה ימקד אותנו בבעיות העיקריות ויאפשר למקד משאבים בטיפול ומניעה. אגב, בשביל הגרף הזה מומלץ להיעזר במישהו שמבין באקסל קצת יותר מהממוצע.
- אחזקה מתוכננת, תכנון מול ביצוע בפועל. כאן נרצה להציג כמה טיפולים תוכננו להתבצע החודש וכמה בוצעו בפועל. עוד לפני שנדבר על איכות הביצוע ועל טיוב שלו, קריטי לוודא שאנחנו מצליחים לבצע 95% לערך מתוך הטיפולים שתוכננו.
- שעות עבודת טכנאים על תקלות שבר ועל אחזקה מונעת. המדד הזה יאפשר לנו להסתכל על אמינות הנתונים ועל התקדמות התהליך. כאן נוכל לראות איזה חלק מהפעילות שלנו מתועד ולהבין האם התהליך מתקדם ומתייצב. פרט לכך המטרה שלנו להעלות את כמות שעות העבודה המשקעות באחזקה המתוכננת ולהוריד את שעות העבודה המושקעות בתקלות שבר.
זהו, זה הכל, חשוב לנסות ככל שניתן לשמור על הדברים פשוטים וברורים. אלו הם שלושת תהליכי הליבה של האחזקה, פשוט והגיוני, ויחד עם זה, לא קל להיות באמת טוב בתהליכים הללו. ארגון ברמה גבוהה הוא כזה שמשפר ומתמקצע בתהליכים הללו עוד ועוד. אם אתם ממש בהתחלה, אין צורך בתוכנה או טכנולוגיה כלשהי. למעשה היא אפילו תפריע בשלב הראשוני. תתחילו עם טופס לתיעוד תקלות שבר, טפסי אחזקה מונעת, טבלת תיזמון אחזקה מונעת וקובץ אקסל לאיסוף הנתונים. אם אתם מתעדים באופן טוב את כלל תקלות השבר שלכם, תקבלו תמונה אמיתית של המצב הטכני שלכם ותוכלו לראות האם אתם משתפרים או מידרדרים. למעשה תוכלו להבין האם אתם מצליחים להשיג את מטרת המחלקה – לצמצם ולמנוע תקלות. ותוכלו גם לראות היכן ממוקדות הבעיות העיקריות שלכם.
בתהליכי שיפור שאנחנו מלווים אנחנו מפיקים בשלב הראשון את הדוחות ואחרי חודשיים שלושה מעבירים את עבודת עיבוד הנתונים לגורם פקידותי בארגון. עם קצת השקעה ראשונית בטפסי עבודה ובקובץ אקסל לאיסוף הנתונים, התהליך יכול לעבוד יפה מאוד ללא השקעה במערכות מסורבלות ויקרות. כאשר תרגישו שהתהליך מספיק יציב, תוכלו לשקול הטמעה של מערכת ממוחשבת שתסייע בתהליך כולו ובהפקת הדוחות התקופתיים. ודבר נוסף – אל תצפו ממנהל האחזקה לטפל בזה לבדו, בדרך כלל זה המקום שבו מנהל האחזקה צריך קצת עזרה פקידותית.
למרות שתהליכי הליבה הללו נשמעים פשוטים וברורים, מעטים הארגונים שמקיימים אותם באופן מצוין. יש לא מעט תחומים נוספים באחזקה, אבל הבסיס הוא שלושת תהליכי הליבה, בתהליכי שיפור שאנחנו מלווים אנחנו רואים תמיד ששיפור בתהליכי הליבה משפר גם את שאר האינדיקטורים.
בימים שבהם התחרות על כל שבריר של רווחיות גובר, וקשה שבעתיים לאתר, לגייס, ולשמר עובדי אחזקה מקצועיים, התפקיד שלנו (המנהלים) הוא לדאוג לתהליכי עבודה נכונים, ברורים, יעילים, ואפקטיביים. אם תשקיעו משאבים בשיפור תהליכי הליבה שלכם, אני מבטיח לכם שתביאו ערך כספי לארגון, ותשפרו את המוטיבציה ושביעות הרצון של העובדים שלכם.
בהצלחה